GPM Razak bin Abd Rahman: Fail Kuasa

KANDUNGAN FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 1 - PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 2 - MAKLUMAT PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 3 - JAWATANKUASA PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 4 - PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 5 - PERATURAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 6 - PENGURUSAN & PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 7 - KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 8 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 9 - ORGANISASI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 10 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 11 - STOK DAN INVENTORI PUSAT SUMBERSEKOLAH

BAB 12 - SIRKULASI / EDARAN BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 13 - PERKHIDMATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 14 - AUTOMASI PUSAT SUMBER SEKOLAH

BAB 15 - PROGRAM BACAAN ( NILAM )

BAB SATU

PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.1.	Pendahuluan
	Fail kuasa merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah pusat sumber sekolah ( PSS ). Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS. Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan Rancangan Pembangunan PSS ( Blue Print ) adalah salah . Dengan itu segala perkhidmatan, proses kerja, program dan aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam Fail Kuasa. Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang penyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif oleh Ahli Jawatankuasa PSS dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan.
1.2.	Tujuan Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan : 1. Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan dan Media. 2. GPM baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan . 3. Mengelak berlakunya percanggahan idea dalam proses kerja di kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS 4. Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS .
1.3.	Isi Kandungan
	1.3.1.	Bahagian-Bahagian Dalam Fail Kuasa Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan: a. Muka surat judul b. Pengenalan Kepada Fail Kuasa c. Isi Kandungan Fail Kuasa d. Kandungan dan pindaan mengikut bab
	1.3.2.	Susunan Kandungan Fail Kuasa Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut : a. Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama. b. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan. c. Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan – Lampiran A ( kertas kuning.) d. Jika ada pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan mengikut bilangan pindaan – Lampiran B (kertas hijau.)
1.4.	Prosedur Pindaan Langkah-langkah membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS : 1. Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan. 2. Guru Perpustakaan dan Media perlu menyediakan draf pindaan/ tambahan berkenaan. 3. Draf pindaan / tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. 4. Selepas mendapat kelulusan, GPM hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan Pengetua. 5. Tarikh berkuat kuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat)

Lampiran A

BORANG PENGESAHAN BAB FAIL KUASA PSS

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI

DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE - …………

YANG TELAH DIADAKAN PADA ........................................

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

.............................................. .............................................................

( ) ( )

Guru Perpustakaan dan Media Pengetua

Cap : Cap :

Guru Perpustakaan dan Media Pengetua

Tarikh : Tarikh :

· Gunakan Kertas Berwarna Kuning

Lampiran B

BORANG PINDAAN / POLISI FAIL KUASA PSS

Pindaan : Bil . ............/ Tahun : ................

BAB : .........................................................................................................

Ceraian Bab	Perkara	Tarikh Dikuatkuasa	Tarikh Dimansuh
DASAR / POLISI ASAL

PINDAAN / TAMBAHAN DASAR / POLISI

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT

JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI ........./...........

YANG TELAH DIADAKAN PADA ....................................

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

................................................ .............................................................

( ) ( )

Guru Perpustakaan dan Media Pengetua

Tarikh : Tarikh :

· Gunakan Kertas berwarna Hijau

BAB DUA

MAKLUMAT PUSAT SUMBER SEKOLAH

2.1.	Sejarah Penubuhan Pusat Sumber
	2.1.1.	Bilik Sumber Sekolah Menengah Agama Maarif, Besut telah ditubuhkan dan dirasmikan oleh Tuan Haji Mohamad Bin Mohd Zain, Pengetua Sekolah Menengah Agama Maarif pada tahun 1989. Di awal penubuhannya, PSS Sekolah Menengah Agama Maarif hanya bersaiz sebuah bilik darjah, di Blok B. Cikgu Zawiah binti Salleh telah diberikan mandat untuk membangunkannya. Tujuan utama penubuhannya adalah untuk membantu proses pembelajaran dan pengajaran (PdP) supaya lebih berkesan dengan adanya alat bantu mengajar (BBM). BBM ini meliputi Alat Pandang Dengar serta dapatan maklumat melalui sistem jaringan. Pada tahun 1992, ia telah berpindah ke ruang yang lebih besar, iaitu dari Blok B ke Blok C. Kesesuaian tempat, keselesaan penggunaan, sokongan dan komitmen serta kerjasama daripada semua pihak telah menaikkan namanya ke mercu kejayaan. Pada tahun 1994, Unit Perpustakaan dan Komputer telah bergabung dengan Bilik Sumber dan telah diselaraskan di bawah pengurusan Pusat Sumber Sekolah (PSS). Penggabungannya bertambah mantap dengan komitmen yang sangat berkesan daripada ketua-ketua unit yang telah bekerja keras dalam merealisasikan PSS iaitu Cikgu Wan Mohd Noor B. Wan Ismail (Unit Komputer), Cikgu Mahani binti Abu Bakar (Bilik Sumber), Cikgu Noraini binti Ibrahim (Perpustakaan) serta Cikgu Kahizah binti Abd Kadir sebagai Penyelaras PSS yang pertama sejak penubuhannya.
	2.1.2.	Infrastruktur Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas, SMA Maarif terdiri daripada unit-unit yang ada: (a) Perpustakaan di aras bawah blok C (b) Bilik Tayang di aras bawah Blok D (c) Bilik BBM di aras bawah Blok D (d) Bilik Komputer di Blok Makmal Komputer (e) Bilik SAL di aras 2 Blok B
2.2.	Lokasi Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas Rujuk pelan (lampiran A)
2.3.	Visi Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas Mewujudkan sebuah PSS yang cemerlang untuk merealisasikan kecemerlangan sekolah.
2.4.	Misi Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas Menyediakan perkhidmatan yang maksimum untuk membantu sekolah mencapai kecemerlangan dari segi akademik, kokurikulum dan sahsiah.
2.5.	Moto Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas PSS Pemangkin Kecemerlangan Sekolah.
2.6.	Piagam Pelanggan Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas Kami Jawatankuasa Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas, SMA Maarif dengan janji tulus ikhlas akan mengembleng seluruh tenaga dan usaha kami:
	2.6.1.	Menyediakan sumber maklumat yang optimum bagi mendorong keupayaan pelajar ke arah membina kepintaran intelek (IQ), emosi yang tinggi (IQ) dan akhlak mulia (SQ).
	2.6.2.	Memastikan pembinaan koleksi bahan di Pusat Sumber sentiasa bertambah dan dimanfaatkan oleh seluruh warga sekolah.
	2.6.3.	Mewujudkan suasana pembelajaran yang memberansangkan melalui penyediaan ruang yang kondusif dan sudut yang berinfomasi.
	2.6.4.	Mewujudkan sistem sirkulasi bahan di Pusat Sumber yang lebih cekap dan efisien.
	2.6.5.	Menyediakan perkhidmatan perpustakaan yang cemerlang ke arah meningkatkan mutu pengajaran dan pembelajaran.
2.7.	Matlamat Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas
	2.7.1.	Melahirkan generasi yang berilmu, berakhlak, beriman dan bertakwa yang berkemahiran dalam ICT.
	2.7.2.	Melahirkan bakal pemimpin islam dan ulama’ yang berwibawa dan dapat mengembleng tenaga kearah memajukan ummat.
	2.7.3.	Melahirkan pelajar lulusan sekolah menengah agama yang menguasai bahasa arab dan memahami agama dari sumber yang asal.
	2.7.4.	Melahirkan pelajar yang berketrampilan dalam semua bidang sesuai dengan perkembangan pendidikan.
	2.7.5.	Melahirkan warganegara yang beriman, bertakwa, berakhlak, berpengetahuan tinggi dan berkemahiran sesuai dengan kehendak islam dan Negara.
	2.7.6.	Menjayakan hasrat Kementerian Pendidikan sebagaimana termaktub dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM) 2013 – 2025.

2.8.	Objektif Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas
	2.8.1.	Menyediakan sumber-sumber bagi kemudahan guru dan murid.
	2.8.2.	Menggalakan murid-murid dan guru–guru menggunakan kemudahan pengajaran dan pembelajaran di Pusat Sumber.
	2.8.3.	Meningkatkan profesionalisma guru.
	2.8.4.	Mengumpul, menyimpan dan mengedar pelbagai jenis maklumat
	2.8.5.	Membina program media untuk pengajaran dan pembelajaran

2.9.

Fungsi dan Peranan PSS

Pusat Sumber Sekolah memainkan peranan penting untuk menawarkan kemudahan dan laluan intelektual kepada maklumat.

Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas akan berusaha untuk menyediakan perkhidmatan terbaik dengan menawarkan sumber-sumber aktiviti yang dapat menyumbang kepada pembelajaran sepanjang hayat .

BAB TIGA

JAWATANKUASA PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.	Carta Organisasi Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah.
2.	Carta Organisasi Jawatankuasa Kerja Pusat Sumber Sekolah.
3.	Senarai Tugas Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah.
4.	Senarai Tugas Jawatankuasa Kerja Pusat Sumber Sekolah

A.	SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH
	1.	Merancang kewujudan PSS dan merangka peranan, kepentingan dan strategi perkembangannya.
	2.	Menentukan sumber kewangan PSS.
	3.	Mengagih dan menyelaraskan peruntukan dalam pembelian bahan-bahan PSS seperti bahan cetak (buku dan lain-lain), media dan bahan-bahan bantu mengajar.
	4.	Memperakukan anggaran perbelanjaan mengurus PSS yang dikemukakan oleh Jawatankuasa Kerja.
	5.	Bertanggungjawab dalam pengurusan penggunaan. Contohnya: menentukan jadual tugas, jadual waktu penggunaan PSS, peruntukan masa pinjaman dan lain-lain
	6.	Merangka strategi perkembangan PSS iaitu membuat unjuran mengenai keperluan-keperluan di masa akan datang. Contoh-contohnya: keperluan fizikal, keperluan bahan-bahan dan kegiatan-kegiatan lain seperti pameran dan sebagainya.
	7.	Merancang untuk mendapatkan bantuan daripada pihak-pihak tertentu dalam bentuk moral dan material. Contohnya: wang tunai, buku-buku, bahan bantu mengajar, bahan media teknologi, kepakaran tertentu dan sebagainya.

B.	SENARAI TUGAS SETIAUSAHA / GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
	1.	Merancang dan mengajar mata pelajaran 8 waktu seminggu.
	2.	Merancang dan melaksanakan dasar dan program tahunan Pusat Sumber Sekolah.
	3.	Merancang dan mengurus belanjawan tahunan Pusat Sumber sekolah.
	4.	Merancang pemerolehan dan pembinaan koleksi yang komprehensif, seimbang dan kemaskini.
	5.	Merancang dan melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran.
	6.	Merancang dan mengurus program pembacaan ( Program NILAM ) dan pembudayaan ilmu.
	7.	Merancang, melaksana dan menyelaras program pembangunan staf dan program latihan dalaman berhubung dengan pusat sumber sekolah.
	8.	Merancang dan mengurus program promosi Pusat Sumber Sekolah.
	9.	Bekerjasama dengan guru-guru dalam pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran berasaskan sumber secara kolaboratif.
	10.	Berhubung dan bekerjasama dengan BTPN / PKG / Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan dan promosi pusat sumber sekolah.
	11.	Menyelia dan mengurus bahan-bahan pusat sumber sekolah.
	12.	Menyelia dan mengedar minit mesyuarat JK Induk / Kerja pusat sumber sekolah.
	13.	Memantau dan mengawal selia pelaksanaan program pusat sumber sekolah.
	14.	Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan pusat sumber sekolah.
	15.	Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Pusat Sumber Sekolah Negeri.
	16.	Menjalankan penyelidikan / kajian tindakan berhubung dengan perkhidmatan pusat sumber sekolah.
	17.	Menyediakan laporan serta analisis pelaksanaan pembangunan, pengurusan program dan aktiviti serta kewangan pusat sumber sekolah.
	18.	Menghantar data dan laporan pelaksanaan Program Pusat Sumber dan NILAM kepada BTP melalui PKG dan BTPN.
	19.	Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengurusan sekolah dari semasa ke semasa.

C.	SENARAI TUGAS GURU PERPUSTAKAAN
	1.	Membantu GPM dalam pengurusan dan pentadbiran PSS.
	2.	Mengkelas, merekod dan mengkatalog koleksi bahan perpustakaan.
	3.	Menjalankan kerja-kerja membaikpulih, menyemak dan menghapuskira koleksi/bahan perpustakaan.
	4.	Menceriakan suasana perpustakaan supaya dapat menarik minat murid menggunakan perpustakaan.
	5.	Menyediakan rancangan pembangunan fizikal, perabot dan koleksi bahan.
	6.	Menyediakan perancangan dan melakukan promosi aktiviti perpustakaan yang bersesuaian dengan objektif PSS.
	7.	Menubuhkan Jawatankuasa Guru Pembantu Perpustakaan dan pengagihan bidang tugas.
	8.	Mengadakan orientasi bagi pelajar-pelajar baru supaya mereka tahu menggunakan PSS dengan baik dan betul.
	9.	Mempromosi dan mempamerkan koleksi bahan-bahan baru yang diterima untuk makluman guru dan murid.
	10.	Mengatur jadual waktu penggunaan perpustakaan mengikut keperluan sekolah.
	11.	Melatih dan menyelia Kerani dan Pengawas Perpustakaan untuk membantu menguruskan perpustakaan.
	12.	Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
	13.	Memperoleh dan menyemak Bibliografi-bibliografi, Katalog-katalog daripada penerbit-penerbit atau punca-punca tertentu untuk mengetahui jenis-jenis buku yang perlu dan dapat dibeli.
	14.	Mengajar kemahiran pengendalian maklumat kepada guru-guru dan murid mengikut keperluan.
	15.	Menjalankan kerja menyemak stok pada hujung tahun.

D.	SENARAI TUGAS KETUA BIDANG / KETUA PANITIA
	1.	Membantu Jawatankuasa PSS memilih dan mendapatkan alat dan bahan pengajaran dan pembelajaran yang sesuai untuk kegunaan guru dan murid.
	2.	Membantu Jawatankuasa PSS menilai keberkesanan alat dan bahan media yang dibeli atau dihasilkan sendiri.
	3.	Merancang pembangunan koleksi bahan mengikut mata pelajaran.
	4.	Membantu menyusun, mempromosi dan menyediakan senarai alat/bahan mengikut keperluan guru-guru
	5.	Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan oleh Pengetua.

E.	SENARAI TUGAS GURU PANITIA MATAPELAJARAN / PENASIHAT KELAB
	1.	Membantu Jawatankuasa PSS memilih dan mendapatkan alat dan bahan pengajaran dan pembelajaran yang sesuai untuk kegunaan guru dan pelajar
	2.	Membantu Jawatankuasa PSS menilai keberkesanan alat dan bahan media yang dibeli atau dihasilkan sendiri
	3.	Membantu menyusun, mempromosi dan menyediakan senarai alat/bahan mengikut kemudahan guru-guru
	4	Merancang pembangunan koleksi bahan mengikut mata pelajaran.
	5.	Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan oleh Pengetua

F.	SENARAI TUGAS PENGAWAS PUSAT SUMBER
	1.	Membantu dalam pengedaran bahan buku (peminjaman dan pemulangan)
	2.	Membantu dalam penyusunan bahan-bahan di rak dan lain-lain
	3.	Menyimpan dan menyusun bahan-bahan yang telah digunakan oleh para pengguna ketempat asal
	4.	Menjaga kebersihan PSS termasuk tugas kemas-mengemas
	5.	Membantu melakukan kerja memproses bahan-bahan seperti melabel, cop hak milik dan sebagainya
	6.	Membantu dalam penyemakan buku-buku, majalah, akhbar yang diterima daripada pembekal
	7.	Membantu menguruskan fail tegak/buku skrap
	8.	Membantu menguruskan alat pandang dengar termasuk perkakasan dan bahan perisian
	9.	Membantu mempromosikan PSS
	10.	Seranta dan mewujudkan perhubungan dengan para pengguna
	11.	Membantu pelanggan dalam penggunaan PSS
	12.	Membantu membaikpulih bahan-bahan rosak
	13.	Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru PSS

G.	SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KERJA PUSAT SUMBER SEKOLAH
	1.	Menyelaraskan semua program media yang dirancang dan dilaksanakan.
	2.	Mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan Pusat Sumber.
	3.	Menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan PSS untuk dimajukan kepada Jawatankuasa Induk.
	4.	Menyediakan laporan tahunan Pusat Sumber Sekolah
	5.	Merancang dan melaksanakan program perkembangan kakitangan
	6.	Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan
	7.	Menggalakkan guru dan pelajar menggunakan pelbagai media pendidikan yang terdapat di Pusat Sumber.
	8.	Bertindak sebagai penghubung antara pihak sekolah dengan agensi-agensi kerajaan dan swasta dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan aktiviti Pusat Sumber.

H.	SENARAI TUGAS PEMBANTU PERPUSTAKAAN
	1.	URUSAN AWAM (a) Mengawal perpustakaan semasa dibuka (b) Mengaturkan buku-buku yang telah dipulangkan di atas rak-rak (c) Menjaga kebersihan perpustakaan
	2.	PINJAMAN (a) Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pinjaman (b) Menyemak buku-buku yang dipulangkan (c) Mengirimkan notis peringatan kepada peminjam-peminjam yang belum memulangkan buku (d) Menyediakan perangkaan mengenai pinjaman
	3.	PEMBELIAN (a) Menjalan kerja perkeranian mengenai pembelian seperti menyediakan senarai pesanan, menaipkan surat dan menyemak bahan-bahan yang baru dibeli
	4.	MEMPROSESKAN BUKU-BUKU (a) Menyediakan senarai rak (b) Menulis nombor panggilan di atas tiap-tiap buku (c) Menyediakan kocek dan slip tarikh bagi setiap buku (d) Menyediakan kad-kad katalog serta lain-lain kerja berkaitan dengan memproses buku, majalah dan sebagainya
	5.	MEMPERBAIKI BUKU (a) membaikpulih buku-buku yang rosak atau koyak (b) menjilid majalah dan lain-lain yang perlu
	6.	BAHAN-BAHAN YANG BUKAN BERBENTUK BUKU (a) Menyediakan bahan-bahan yang bukan berbentuk buku seperti gambar-gambar, guntingan akhbar dan sebagainya
	7.	MENAIP (a) Pengautomasian PSS (b) Menaip kad-kad Katalog bagi setiap buku, senarai buku dan sebagainya
	8.	REKOD (a) Merekod dan menyimpan mengenai bahan-bahan dan kewangan PSS (b) Menguruskan hal-hal berkaitan dengan Penyemakan Stok (c) Menyusun Kad-kad Katalog
	9.	SERANTA (a) Menyediakan Pameran Buku, Papan Kenyataan dan sebagainya
	10.	LAIN-LAIN TUGAS (a) Menolong guru-guru PSS dalam pentadbiran am dan sebagainya (b) Menjalankan tugas-tugas lain mengenai PSS yang diarahkan oleh Guru-guru PSS, GPM, GPK dan Pengetua

BAB EMPAT

PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

4.1.	BADAN PENGAWAS PUSAT SUMBER DATO’ HAJI ABBAS
	4.1.1	Struktur Organisasi Pengawas Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas

4.2.	KRITERIA PEMILIHAN DAN PELANTIKAN PENGAWAS
	4.2.1.	Kriteria Pelantikan Pengawas Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas
		(i) Pengalaman sebagai pengawas PSS (ii) Minat yang mendalam (iii) Mempunyai sahsiah yang baik (iv) Bersedia menjalankan tugas yang diamanahkan
	4.2.2.	Prosedur Pelantikan
		(i) Mengeluarkan iklan mengenai kekosongan jawatan Pengawas PSS (ii) Pelajar memohon menggunakan Borang Permohonan (iii) Pemilihan dilakukan bersama GPM dan Penyelaras (iv) Sesi Temuduga (v) Mengeluarkan Surat Tawaran Pelantikan bagi pemohon yang berjaya (vi) Persediaan pakaian seragam pengawas (vii) Menghadiri kursus/taklimat yang berkaitan dengan tugas di PSS

	4.2.3.	Kehadiran
		(i) Menghadiri setiap perjumpaan yang diadakan (ii) Bertugas mengikut jadual tugasan yang telah ditetapkan (iii) Menjalankan tugasan dengan baik dan berdedikasi (iv) Mematuhi garis panduan tugasan yang telah ditetapkan (v) Setiap Pengawas PSS hendaklah memberi perkhidmatan yang terbaik kepada pengguna (vi) Semua Pengawas PSS hendaklah mengamalkan sistem kaunter cemerlang dan mesra pengguna apabila bertugas (vii) Tingkah laku yang baik dan sopan perlu ditunjukkan oleh setiap Pengawas PSS pada setiap masa (viii) Mematuhi arahan ketua mengikut keadaan semasa

4.3.	PAKAIAN SERAGAM PENGAWAS PUSAT SUMBER DATO’ HAJI ABBAS
	4.3.1.	LELAKI
		Baju kemeja	: Berlengan panjang warna hijau muda
		Tali leher	: Berlogo sekolah warna hitam.
		Seluar	: Panjang berwarna hitam
		Kasut	: Hitam
		Stokin	: Hitam
	4.3.2.	PEREMPUAN
		Baju kurung	: Warna hijau muda
		Tudung	: Warna hijau muda berlencana sekolah
		Kain	: Warna hitam
		Kasut	: Hitam
		Stokin	: Hitam

4.4.	TUGAS JAWATANKUASA PENGAWAS PUSAT SUMBER DATO’ HAJI ABBAS
	4.4.1.	UMUM
		4.4.1.1 Membantu membuat kerja-kerja pengkelasan, katalog dan menyusun bahan/alatan dalam pusat sumber 4.4.1.2 Membantu guru-guru PSS menerbitkan bahan-bahan pengajaran. 4.4.1.3 Membantu guru membaiki dan mengubahsuai alatan/perabot 4.4.1.4 Membantu memproses buku-buku baru 4.4.1.5 Membantu mengemaskini stok bahan dan bahan cetak. 4.4.1.6 Membersih dan mengemas bilik PSS 4.4.1.7 Membantu guru mengurus pinjaman/pemulangan buku/alatan. 4.4.1.8 Menggunting akhbar/majalah untuk membina fail tegak/keratan akhbar. 4.4.1.9 Membantu guru PSS mengendalikan aktiviti-aktiviti PSS
	4.4.2.	KHUSUS
		4.4.2.1.	PENGERUSI
			4.4.2.1.1. Mempengerusikan setiap mesyuarat Jawatankuasa Pengawas PSS. 4.4.2.1.2. Bertanggungjawab ke atas perjalanan Jawatankuasa Pengawas PSS. 4.4.2.1.3. Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Guru Penasihat PSS
		4.4.2.2.	NAIB PENGERUSI
			4.4.2.2.1. Mempengerusikan setiap mesyuarat Jawatankuasa Pengawas PSS jika tiada Pengerusi. 4.4.2.2.2. Bertanggungjawab bersama ke atas perjalanan Jawatankuasa Pengawas PSS. 4.4.2.2.3. Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Guru Penasihat PSS
		4.4.2.3.	SETIAUSAHA
			4.4.2.3.1. Menyediakan surat panggilan mesyuarat 4.4.2.3.2. Menyediakan agenda dan minit mesyuarat 4.4.2.3.3. Menyediakan laporan aktiviti yang dijalankan.
		4.4.2.4.	PENOLONG SETIAUSAHA
			4.4.2.4.1. Menjalankan tugas Setiausaha semasa ketiadaan
		4.4.2.5.	BENDAHARI
			4.4.2.5.1. Menerima wang yang dikutip daripada hasil denda dan aktiviti yang dijalankan 4.4.2.5.2. Menyerahkan wang yang dikutip kepada Guru Penasihat PSS. 4.4.2.5.3. Menyediakan laporan kewangan
		4.4.2.6.	AJK
			4.4.2.6.1. Menjalankan tugas yang diberikan dengan penuh tanggungjawab dan amanah. 4.4.2.6.2. Sentiasa memberi kerjasama kepada Jawatankuasa Pengawas PSS untuk menjayakan sesuatu aktiviti yang dirancang. 4.4.2.6.3. Sedia membantu Guru Penasihat untuk memastikan PSS berada dalam keadaan ceria, bersih dan bermaklumat 4.4.2.6.4. Sedia memberi khidmat nasihat dan tunjuk ajar kepada murid-murid yang menggunakan perkhidmatan di PSS 4.4.2.6.5. Menyebarluaskan maklumat terkini tentang perkhidmatan dan aktiviti PSS kepada murid-murid. 4.4.2.6.6. Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

BAB LIMA

PERATURAN PUSAT SUMBER DATO' HAJI ABBAS

5.1.	PERATURAN AM
	PERATURAN AM KETIKA BERADA DI PUSAT SUMBER DATO’ HAJI ABBAS:
	1. Semua unit PSS terbuka kepada semua warga Sekolah Menengah Agama Maarif. 2. Murid tidak dibenarkan masuk ke PSS tanpa guru mata pelajaran atau kebenaran guru unit PSS. 3. Tidak dibenarkan membuat bising di dalam PSS. 4. Tidak dibenarkan membawa masuk makanan dan minuman serta makan dan minum di dalam PSS. 5. Tidak dibenarkan menyalahgunakan, merosakkan dan membawa keluar bahan-bahan PSS tanpa kebenaran. 6. Tidak dibenarkan membuang sampah di merata-rata tempat di dalam PSS. 7. Sila buang sampah ke dalam bakul sampah yang telah disediakan. Sila jaga kebersihan PSS. 8. Kerjasama semua pihak amatlah dihargai agar PSS Dato‘ Haji Abbas dapat dimanfaatkan sepenuhnya.

5.2.	PERATURAN KHUSUS
	A. PERATURAN PERPUSTAKAAN 1. PERATURAN AM PERPUSTAKAAN 2. Tidak dibenarkan membawa masuk makanan, minuman, beg dan topi keledar ke dalam perpustakaan. Sila letakkan di luar atau di tempat yang disediakan. 3. Dilarang membuat bising, berbual-bual atau bersiu di dalam perpustakaan. 4. Letakkan kembali buku yang telah digunakan dan diambil ke tempat asal atau di atas rak yang telah disediakan. 5. Pelihara harta milik perpustakaan, dilarang menconteng meja, kerusi, dinding dan lantai perpustakaan. 6. Hargai semua hak milik perpustakaan dengan sebaiknya. Gunakan dengan cermat supaya ianya boleh sentiasa digunakan untuk jangka masa panjang. 7. Pengawas perpustakaan berhak menuntut ganti rugi untuk sebarang kecacatan dan kehilangan buku dari peminjam. 8. Buku yang telah dipinjam hendaklah dikembalikan pada tarikh yang telah ditetapkan. Denda akan dikenakan sekiranya pemulangan bulu lewat dari tarikh yang telah ditetapkan. 9. Sebarang pinjaman buku hendaklah melalui proses pendaftaran di kaunter pinjaman terlebih dahulu. 10. Pelajar hanya dibenarkan meminjam atau memulangkan buku pada waktu rehat atau semasa pengawas perpustakaan yang bertugas berada di kaunter sirkulasi. 11. Para pengguna perpustakaan haruslah sentiasa menjaga kebersihan perpustkaan. Buang sampah ke dalam tong sampah yang disediakan.
	1. JADUAL WAKTU OPERASI
	1.1.		Jadual Waktu Operasi
		HARI		PAGI
		AHAD - RABU		7.20 PAGI – 4.30 PETANG
		KHAMIS		7.20 PAGI – 3.00 PETANG
		JUMAAT - SABTU		Dibuka mengikut permintaan (Rujuk Borang Tempahan)
		CUTI SEKOLAH		7.20 PAGI – 4.30 PETANG

	1.2.	Perpustakaan akan ditutup pada hari-hari kelepasan am, Jumaat dan Sabtu.
	1.3.	Pelajar tidak dibenarkan masuk ke perpustakaan pada hari persekolahan (kecuali masa rehat) tanpa pengawasan guru. Guru-guru bolehlah membuat tempahan awal daripada guru penyelaras perpustakaan.
	1.4	Pelajar akan diarahkan memasuki kelas sekiranya tiada pengawasan guru.
	1.5	Hanya satu kelas sahaja dibenarkan masuk ke perpustakaan pada satu masa.

2. PENGGUNAAN
2.1.	Akhbar atau majalah / buku rujukan
	2.1.1.	Pelajar tidak dibenarkan membaca akhbar /majalah pada waktu persekolahan kecuali waktu rehat atau kelas khas yang dikelolakan oleh guru masing-masing.
	2.1.2.	Pelajar tidak dibenarkan menggunting atau memotong mana mana bahagian akhbar / majalah tanpa kebenaran guru penyelaras perpustakaan.
	2.1.3.	Pastikan akhbar dan buku rujukan diletakkan di tempat asal.

2.2.	Barang-barang sendiri
	2.2.1.	Barang-barang kepunyaan sendiri seperti fail,buku, beg dan lain-lain tidak dibenarkan dibawa masuk ke perpustakaan.
	2.2.2.	Pihak perpustakaan tidak bertanggungjawab di atas sebarang kehilangan barang-barang sendiri.

2.3.	Buku / bahan-bahan perpustakaan
	2.3.1.	Buku-buku / bahan-bahan perpustakaan yang telah digunakan hendaklah diletakkan di atas troli yang telah disediakan. Pastikan semua buku/bahan yang telah digunakan tidak ditinggalkan di atas meja.
	2.3.2.	Sekiranya ada kerosakan pada buku / bahan perpustakaan, para pelajar hendaklah melaporkan kepada pengawas perpustakaan atau guru pengawas yang bertugas.
	2.3.3.	Pelajar mesti menjaga buku atau bahan perpustakaan yang digunakan dengan baik. Pelajar tidak boleh membuang penanda pengklasan buku.

3. PAKAIAN
3.1.	Masa persekolahan – pakaian seragam sekolah.
3.2.	Pelajar-pelajar yang menggunakan perpustakaan pada waktu petang hendaklah berpakaian kemas:
	Lelaki :	Kemeja atau T-Shirt berkolar dan seluar slack ( jeans tidak dibenarkan)
	Perempuan :	Berbaju kurung berwarna bebas dan bertudung kepala.

2. PERATURAN PINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN
1.	Syarat-syarat pinjaman
	1.1.	Segala urusan pinjaman,pemulangan dan pembayaran denda akan dilakukan menggunakan kad pelajar sahaja.
	1.2.	Segala urusan berkaitan dengan pinjaman dan pemulangan hendaklah dirujuk kepada pengawas perpustakaan yang bertugas.
	1.3.	Hanya dua buah buku dibenarkan pinjam dalam satu masa
	1.4.	Dapatkan buku yang hendak dipinjam kemudian serahkan kepada pengawas perpustakaan untuk direkod dan dicatat tarikh pemulangan di kaunter komputer.
	1.5.	Kamus ensiklopedia dan buku-buku lain yang bertanda R tidak boleh dibawa keluar dari perpustakaan. (sekiranya perlu rujuk kepada guru penasihat.)
2.	Tempoh pinjaman
	Tingkatan 1 – 6 : selama satu minggu.
3.	Kelewatan memulangkan buku
	3.1.	Denda akan dikenakan sebanyak 10 sen sehari daripada tarikh pemulangan.
	3.2.	Kerjasama semua amat diperlukan bagi memastikan buku yang telah dipinjam sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.
4.	Jadual pinjaman
	4.1.	Semua pelajar boleh membuat pinjaman pada waktu rehat dan petang, mengikut jadual perpustakaan.
5.	Pinjaman guru
	5.1.		Guru-guru dibenarkan membuat pinjaman selama satu bulan dengan menyerahkan buku-buku tersebut kepada pengawas atau guru penasihat perpustakaan untuk direkodkan.
	5.2.		Tidak dibenarkan meminjam sebarang majalah kerana jumlahnya terhad.
	5.3.		Semua buku yang dipinjam hendaklah dipulangkan sebelum cuti persekolahan. Tindakan akan diambil atau keputusan peperiksaan akan ditahan.
	5.4.		Apa jua bahan yang dipinjam di perpustakaan perlulah mendapat kebenaran dan direkodkan.

	3. PERATURAN SEMASA BERADA DALAM PERPUSTAKAAN
	1.	Pelajar dilarang membawa sebarang buku, fail, beg dan makanan serta minuman ke dalam perpustakaan.
	2.	Pelajar dilarang membawa keluar sebarang buku ,majalah, akhbar dan bahan-bahan lain dari perpustakaan.
	3.	Pelajar dilarang sama sekali mengubah apa-apa peralatan yang ada dalam perpustakaan
	4.	Pelajar dikehendaki berpakaian kemas semasa berada dalam perpustakaan dan perlu memastikan perpustakaan sentiasa bersih dan kemas.
	5.	Pelajar sama sekali tidak dibenarkan berada dalam perpustakaan pada waktu pembelajaran ( kecuali waktu rehat) tanpa pengawasan guru.
	6.	Pelajar tidak dibenarkan membuat bising dan melakukan perkara-perkara yang boleh menganggu suasana perpustakaan.

	7.	Sebelum keluar,pelajar dikehendaki memasukkan kerusi di bawah meja, meletakkan bahan-bahan yang dibaca di tempat asal dan tidak meninggalkan bahan-bahan tersebut di atas meja.
	8.	Guru-guru yang mengawasi pelajar hendaklah memastikan keadaan perpustakaan terkawal dan kemas.
	9.	Guru-guru hendaklah merekodkan penggunaan peribadi setiap kali memasuki perpustakaan ke dalam rekod yang disediakan.
	10.	Pelajar akan diarah keluar atau diambil tindakan jika tidakmematuhi peraturan perpustakaan

	B. PERATURAN PENGGUNAAN BILIK TAYANG 1. PERATURAN AM BILIK TAYANG
	1.	Pelajar diminta menyusun kasut di atas rak kasut yang disediakan tepi bilik Tayang.
	2.	Pelajar diminta senyap apabila memasuki Bilik Tayang.
	3.	Pelajar tidak dibenarkan makan, minum atau tidur di dalam Bilik Tayang
	4.	Pelajar tidak dibenarkan membuka tutup suis-suis televisyen, video, radio atau peralatan lain serta mengubah kedudukan peralatan ini tanpakebenaran.
	5.	Pelajar dikehendaki menyusun semula kerusi meja sebelum meninggalkanbilik ini.
	6.	Pelajar tidak dibenarkan masuk ke Bilik Tayang semasa sesipembelajaran tanpa diiringi guru.
	7.	Pelajar dikehendaki meletakkan beg mereka di luar Bilik Tayang.
	8.	Pakaian mestilah kemas dan lengkap sewaktu berada dalam Bilik Tayang

9.	Jadual Waktu Operasi
		HARI	PAGI
		AHAD - RABU	7.30 PAGI – 4.30 PETANG
		KHAMIS	7.30 PAGI – 3.30 PETANG
		JUMAAT - SABTU	Dibuka mengikut permintaan (Rujuk Borang Tempahan)
		CUTI SEKOLAH	7.30 PAGI – 3.30 PETANG
		CUTI UMUM / MALAM	Dibuka mengikut permintaan (Rujuk Borang Tempahan)

	2. PERALATAN DAN BAHAN
	1.	Sebarang perisian seperti cakera padat, kaset, pita video dan lain-lain tidak dibenarkan ditayang tanpa kebenaran Guru PSS.
	2.	Segala perisian di dalam Bilik Tayang tidak boleh dikeluarkan dari bilik ini tanpa pengetahuan Guru PSS.

	C. PERATURAN PROGRAM NILAM .
	1.	Semua pelajar diwajibkan mengikuti Program NILAM.
	2.	Bagi pelajar tingkatan 1 hingga 5, mereka mesti mempunyai Rekod Bacaan NILAM.
	3.	Setiap kali mereka membaca buku sama ada buku berbentuk fiksyen atau bukan fiksyen, mereka perlu merekodkan bacaan mereka ke dalam Rekod Bacaan NILAM.
	4.	Setiap kali waktu Program NILAM di perpustakaan, pelajar mesti membawa bersama-sama Rekod Bacaan NILAM.
	5.	Guru yang bertugas perlu memastikan pelajar merekodkan bacaan mereka.
	6.	Pada setiap akhir bulan, pelajar perlu menghantar Rekod Bacaan NILAM mereka kepada guru kelas.
	7.	Guru kelas perlu menyemak Rekod Bacaan kelas masing-masing dan menghantar maklumat bacaan kepada guru NILAM untuk tujuan perekodan.
	8.	Pelajar yang mencapai tahap pencapaian akan diberikan pingat.
	9.	Semasa menggunakan Bilik NILAM, guru perlu mengawal disiplin pelajar.
	10.	Pelajar tidak dibenarkan makan, minum dan membuat bising.
	11.	Pelajar perlu mencatat nama dalam rekod penggunaan.
	12.	Sebelum keluar pastikan buku disusun semula dan keadaan bilik berkeadaan bersih dan teratur.

	D. PERATURAN PENGGUNAAN MAKMAL KOMPUTER
	1.	Dilarang membawa beg, makanan atau minuman masuk ke dalam Makmal Komputer
	2.	Dilarang membawa masuk atau keluar sebarang perkakasan atau perisian kecuali dengan keizinan penyelaras ICT.
	3.	Pelajar tidak dibenarkan masuk ke dalam makmal tanpa pengawasan guru.
	4.	Semua pengguna komputer adalah dilarang sama sekali mengusik/mengubah sebarang sambungan wayar pada komputer.
	5.	Jika terdapat sebarang bunyi yang ganjil, bau benda terbakar, bahagian komputer terlalu panas atau sebarang yang disyaki tidak normal, sila laporkan dengan segera kepada guru yang bertugas.
	6.	Laporkan sebarang kerosakan perkakasan atau perisian kepada guru yang bertugas.
	7.	Dilarang membuat bising di dalam makmal.
	8.	Dilarang mencetak bahan-bahan yang mengandungi unsur-unsur lucah, menghina atau menfitnah pihak tertentu, atau simbol yang seumpamanya yang kemudiannya ditampal dan disebarkan.
	9.	Dilarang mengubah apa-apa settings dalam komputer.
	10.	Dilarang menambah software & hardware yang sedia ada
	11.	Peralatan seperti LCD dan printer hanya boleh dikendalikan oleh guru.
	12.	Guru yang bertanggungjawab membawa pelajar/kelas ke Makmal Komputer hendaklah menulis maklumat dalam buku rekod penggunaan makmal.
	13.	Pengguna komputer hendaklah menulis maklumat ke dalam buku rekod penggunaan komputer.
	14.	Pengguna hendaklah sentiasa berpakaian kemas semasa berada di dalam makmal.
	15.	Pengguna hendaklan sentiasa menjaga kebersihan Makmal Komputer.

16.	Jadual Waktu Operasi
		HARI	PAGI
		AHAD - RABU	7.30 PAGI – 4.30 PETANG
		KHAMIS	7.30 PAGI – 3.30 PETANG
		JUMAAT - SABTU	Dibuka mengikut permintaan (Rujuk Borang Tempahan)
		CUTI SEKOLAH	7.30 PAGI – 3.30 PETANG
		CUTI UMUM / MALAM	Dibuka mengikut permintaan (Rujuk Borang Tempahan)

E. PERATURAN PENGGUNAAN BILIK BBM
1.	Guru- guru yang meminjam bahan BBM dari bilik ini hendaklah memulangkan semula barang tersebut dan diletakkan pada tempat yang telah di tetapkan.
2.	Pelajar tidak dibenarkan masuk atau menggunakan bilik ini dan meminjam alat-alat yang ada di dalamnya tanpa kebenaran guru.
3.	Jaga kebersihan dan kekemasan bilik ini.
4.	Catat penggunaan bahan yang dipinjam di dalam buku rekod pinjaman yang disediakan.
5.	Bahan atau alatan yang dipinjam hendaklah diambil dan dipulangkan oleh guru.
6.	Tempoh pinjaman hendaklah tidak melebihi empat hari.
7.	Pengguna hendaklah bertanggungjawab menjaga keselamatan alat yang dipinjam.
8.	Bahan yang dipinjam dari bilik ini haruslah dijaga dengan sebaiknya dan sekiranya berlaku kerosakan bahan tersebut segeralah laporkan kepada ketua unit bilik ini.
9.	Jadual Waktu Operasi
		HARI	PAGI
		AHAD - RABU	7.30 PAGI – 4.30 PETANG
		KHAMIS	7.30 PAGI – 3.30 PETANG
		JUMAAT - SABTU	Tutup
		CUTI SEKOLAH	7.30 PAGI – 3.30 PETANG
		CUTI UMUM / MALAM	Tutup

	F. PERATURAN PENGGUNAAN BILIK SAL
	1.	Pelajar hendaklah merekod penggunaan bilik SAL setiap kali menggunakannya ke dalam Buku Rekod Penggunaan.
	2.	Sekiranya pelajar hendak menggunakan bilik SAL bersama dengan guru, mereka hendaklah membuat tempahan terlebih dahulu.
	3.	Pengguna tidak dibenarkan membawa masuk sebarang makanan atau minuman ke dalam bilik SAL.
	4.	Pengguna hendaklah memastikan susun atur kerusi, meja dan segala peralatan di dalam bilik ini kembali sebagaimana asal sebelum keluar dari bilik ini.
	5.	Pengguna hendaklah memastikan pendingin hawa, kipas, lampu, LCD dan suis utama ditutup sebelum keluar dari bilik ini.
	6.	Pengguna adalah diminta sentiasa menjaga kebersihan dan keceriaan bilik SAL.
	7.	Pengguna adalah dilarang menconteng atau merosakkan mana-mana peralatan atau maklumat yang terdapat di dalam bilik SAL.
	8.	Pengguna adalah diminta sentiasa mengamalkan disiplin dan akhlak yang baik semasa berada di dalam bilik SAL.

9.	Jadual Waktu Operasi
		HARI	PAGI
		AHAD - KHAMIS	7.30 PAGI – 2.30 PETANG
		JUMAAT - SABTU	Dibuka mengikut permintaan (Rujuk Borang Tempahan)
		CUTI SEKOLAH
		CUTI UMUM
		MALAM

BAB ENAM

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

Keberkesanan Pusat Sumber Sekolah memerlukan pengurusan yang cekap dan sistematik. Pusat Sumber Sekolah seharusnya diurus dan ditadbir dengan baik. Sebagai panduan, proses pengurusan tersebut dapat dibahagikan kepada beberapa langkah :

6.1 PENGURUSAN SISTEM FAIL

Pengurusan sistem fail di Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas adalah berdasarkan pengurusan sistem fail sekolah. Di antara sistem fail yang digunakan ialah:

6.1.1.	SMAM.600-4/6/01	-	SURAT PEKELILING/SURAT PEKELILING IKHTISAS
6.1.2.	SMAM.600-4/6/02	-	SURAT MENYURAT (BTPN / JPNT / MAIDAM / DLL)
6.1.3.	SMAM.600-4/6/03	-	PENGAWAS PSS
6.1.4.	SMAM.600-4/6/04	-	KEWANGAN
6.1.5.	SMAM.600-4/6/05	-	PEMBANGUNAN STAF
6.1.6.	SMAM.600-4/6/06	-	GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA / AJK
6.1.7.	SMAM.600-4/6/07	-	EDUWEBTV / FROG VLE / KAMPUS ASTRO / MBMMBI
6.1.8.	SMAM.600-4/6/08	-	KHIDMAT BANTU / BIMBINGAN
6.1.9.	SMAM.600-4/6/09	-	SAP / BIL / INVOIS
6.1.10.	SMAM.600-4/6/10	-	PELUPUSAN / HAPUSKIRA
6.1.11.	SMAM.600-4/6/11	-	PROGRAM BACAAN / NILAM
6.1.12.	SMAM.600-4/6/12	-	PROJEK KHAS
6.1.13.	SMAM.600-4/6/13	-	HARTA MODAL / INVENTORI
6.1.14.	SMAM.600-4/6/14	-	PENILAIAN / KAJI SELIDIK

6.2 TEKNIK MENGELAS DAN MEMBERIKAN KOD UNTUK SISTEM FAIL

Setiap fail mestilah diberikan tajuk dan kod yang sesuai . Sistem fail itu mestilah mempunyai 3 level.

6.2.1 Level 1 ialah Tajuk.

- Tajuk-tajuk dalam sistem fail dikelaskan kepada :

a) Kurikulum

b) Kokurikulum

c) Hal ehwal pelajar

d) Perjawatan perkhidmatan kakitangan

e) Kewangan dan akaun

f) Pentadbiran Am Sekolah

g) Perhubungan masyarakat

h) Kemudahan fizikal

i) Asrama

j) Audit

6.2.2 Level 2 ialah Perkara.

- Setiap tajuk fail akan dikelaskan mengikut perkara [ Level 2 ].

- Kurikulum

600-1 - Pekeliling dan surat siaran kurikulum

600-2 - Sukatan pelajaran

600-3 - Jadual waktu

600-4 - Teknologi Pendidikan

600-5 - Panitia mata pelajaran

600-6 - Peperiksaan

600-7 - Laporan lawatan

6.2.3 Level 3 ialah Aktiviti.[ Lihat 6.1 ]

6.2.4 Tekniknya ialah :

i) Tentukan tajuk fail

ii) Tentukan perkara

iii) Tentukan aktiviti

iv) Tetapkan kod untuk satu-satu fail

CONTOH ;

Level 1. Tajuk - Kurikulum - 600

Level 2. Perkara - Teknologi Pendidikan - 4

Level 3. Aktiviti - Pusat Sumber - 6

Oleh itu kod fail ialah ;

600 - 4 / 6 / 01

6.3 PENGELASAN DAN KOD FAIL PSS

Item	Kod
Singkatan Nama Sekolah	SMAM
Tajuk : Kurikulum	600
Perkara : Teknologi Pendidikan	4
Perkara : Pusat Sumber	6
Aktiviti : Pekeliling	01
Jilid 1 / 2…..	Jilid 1 & seterusnya
Bilangan surat	( 01) & seterusnya

Oleh itu, cara untuk menulis Sistem Fail PSS dan Rujukan Kami ( surat ) ialah :

Contoh :SMAM.600 – 4/6/01( )

Jika berlaku proses penutupan fail, maka fail seterusnya adalahSMAM.600 – 4/6/01 Jld.2 ( )

6.4 FAIL-FAIL YANG PERLU ADA DI PSS

Sekurang-kurangnya mestilah ada 15 buah fail dalam pusat sumber. Sumber fail ini dikelaskan dalam tajuk KURIKULUM kerana pusat sumber adalah di bawah kurikulum. Nombor dan kod fail telah ditetapkan sebagaimana dalam pecahan 6.2.

6.4.1 Pada akhirnya, fail-fail ini akan diserahkan kepada Guru

Perpustakaan dan Media. Guru Perpustakaan dan Media

kemudiannya akan menyerahkan fail-fail ini kepada

Pengetua/GuruBesar.

6.5 Cara menulis nombor fail

6.6 REKOD-REKOD PUSAT SUMBER SEKOLAH

6.6.1 Pengertian

Rekod-rekod merupakan bahan bertulis ( catatan ) yang dibuat untuk dijadikan bahan rujukan atau ingatan pada masa hadapan.

6.6.2 Prinsip Asas Rekod

Sebarang rekod yang disediakan mestilah memudahkan urusan

untuk menganalisa data. Maklumat dapat diperolehi dengan mudah

dan tidak membebankan Penyelaras ataupun orang yang

bertanggungjawab.

6.6.3 Jenis-jenis rekod dalam Pusat Sumber Sekolah

(a) Rekod Penggunaan

- Rekod penggunaan bilik

- Rekod penggunaan bahan bantu mengajar

- Rekod penggunaan peralatan

(b) Rekod Peminjaman

- Rekod peminjaman BBM

- Rekod peminjaman Peralatan

- Rekod peminjaman buku

- Rekod perolehan buku

- Rekod perolehan bahan bukan buku

- Rekod perolehan bahan luak (bekalan buku)

- Rekod perolehan peralatan

(d) Rekod laporan pengawas

(e) Rekod-rekod lain yang difikirkan sesuai

- Rekod pelawat

- Rekod tempahan bilik

- Rekod tempahan peralatan

- Rekod tempahan BBM

6.6.4 Contoh-contoh format rekod

( Lihat lampiran B, C, D, E , F, G )

6.7 FORMAT REKOD PENGGUNAAN, PINJAMAN DAN PEMULANGAN

Semua bentuk pinjaman dan pemulangan mesti direkodkan ke dalam buku yang telah ditetapkan. Dari rekod inilah pihak pengurusan PSS akan dapat mengesan keluar masuk bahan-bahan di Pusat Sumber di samping menjaga keselamatan bahan supaya tidak hilang atau rosak.

6.7.1. Rekod Pinjaman buku :

a) Pinjaman oleh guru

b) Pinjaman oleh murid

c) Pinjaman oleh kakitangan sekolah

6.7.2. Butiran di dalam buku rekod tersebut adalah seperti berikut :

a) Tarikh pinjaman dibuat

b) Tarikh dipulangkan

c) Nama pemimjam

d) Kelas / Tahun

e) Judul buku

6.7.3. Rekod Pinjaman Alatan Bahan Bantu Mengajar

a) Tarikh pinjam

b) Tarikh dipulangkan

c) Nama pemimjam

d) Jenis bahan

e) Bilangan

f) Tandatangan

6.7.4. Selain rekod pinjaman, perlulah juga ada buku penggunaan bahan-bahan Pusat sumber. Antara buku-buku rekod yang perlu disediakan untuk tujuan itu ialah :

a) Buku Rekod Penggunaan Bilik Tayang

b) Buku Rekod Penggunaan TV / Kampus Astro

c) Buku Rekod Penggunaan Perpustakaan

d) Lain-lain yang difikirkan sesuai

6.7.5. Antara butiran yang seharusnya disediakan :

a) Tarikh guna

b) Masa

c) Kelas / Tahun

d) Tujuan / Ulasan

e) Tandatangan guru

6.7.6. Analisa Pinjaman

Analisa ini dibuat adalah bertujuan untuk mengesan penggunaan bahan-bahan di Pusat Sumber Sekolah dan juga untuk mendapatkan maklum balas bagi merancang pembangunan Pusat Sumber Sekolah. Analisa pinjaman bahan Pusat Sumber terbahagi kepada 3 iaitu :

a) Analisa Pinjaman Harian

b) Analisa Pinjaman Bulanan

c) Analisa Pinjaman Tahunan

Bagi kemudahan membuat analisa, borang-borang tertentu perlu disediakan. Bagi analisa pinjaman harian, setiap hari pengawas perlu mengisi sehelai borang di mana mereka hanya perlu menanda pada jenis buku yang dibaca. Borang ini difailkan oleh guru PSS.

Dengan berpandukan maklumat-maklumat pada borang analisa harian, ia akan memudahkan urusan membuat analisa bulanan dan seterusnya tahunan.

Berdasarkan analisa harian, bulanan dan tahunan ini barulah dipindahkan pula ke dalam bentuk graf / carta. Contoh-contoh judul graf / carta yang boleh dihasilkan :

6.7.7. Graf jenis-jenis buku yang dibaca

6.7.8 Graf pinjaman kelas

6.7.9. Graf pinjaman buku fiksyen / buku bukan fiksyen

6.7.10.Graf pinjaman BBM

6.7.11.Graf penggunaan bahan Pusat Sumber Sekolah

***Analisa atau graf yang telah dihasilkan hendaklah dipamerkan kepada murid-murid serta guru-guru bagi menimbulkan motivasi kepada mereka.

6.8 RANCANGAN TAHUNAN PSS

Pusat Sumber Sekolah ( PSS ) merupakan nadi sesebuah sekolah dan merupakan penggerak bagi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran ke arah peningkatan dan keberkesanannya.

Keperluan menjalankan aktiviti PSS tidak terhad kepada mata pelajaran yang tertentu sahaja dan juga tidak terbatas kepada waktu di PSS sahaja. Penggunaan PSS seharusnya berterusan sepanjang tahun sesuai dengan masa dan tujuan pelaksanaannya.

Kejayaan penggunaan PSS melalui pelbagai aktiviti merupakan tanggungjawab bersama pentadbir dan seluruh masyarakat sekolah. Pihak pengurusan PSS seharusnya mengambil tanggungjawab yang sepenuhnya dalam merancang aktiviti-aktiviti PSS. Kegagalan merancang akan menyebabkan PSS berada dalam keadaan sepi dan tidak dikagumi oleh warga sekolah.

6.8.1 MATLAMAT AKTIVITI

Ø Menjadi pengguna yang setia kepada PSS.

Ø Biasa dan selesa dengan susun atur dan keadaan fizikal serta bahan-bahan PSS.

Ø Sedar dan tahu menggunakan bahan PSS.

Ø Memahami dan menikmati bahan visual.

Ø Mengenali dan menghargai pengarang.

Ø Menghayati masa untuk membaca.

Ø Menghayati hasil karya yang bernilai.

Ø Memperolehi kemahiran mempersembahkan hasil kerja secara menarik dan berkesan.

Ø Berkongsi maklumat yang diperolehi melalui kerja kumpulan atau individu.

Ø Berkemahiran menyampaikan dan menerima maklumat.

6.8.2 AKTIVITI TAHUNAN PSS

Ø Program Nilam

Ø Promosi

Ø Mesyuarat

Ø Program Galakan Membaca

Ø Program Kewangan

Ø Perkembangan Staf

Ø Lawatan PSS

Ø Taklimat Pengawas

Ø Kursus Kepimpinan Pengawas

6.9. LAPORAN PSS ( BULAN DAN TAHUN )

Laporan Tahunan perlu dilakukan bagi meninjau pelaksanaan yang berlaku di dalam tahun berkenaan sama ada dalam bentuk carta ataupun laporan bertulis. Untuk menyediakan laporan tersebut, penyemakan stok dan penilaian perlu dijalankan.

6.9.1. Penyemakan Stok :

Dijalankan bagi mengesan bahan yang hilang, rosak, tidak sesuai, tidak digunakan langsung dan kemaskini.

(Semakan stok akan dilaksanakan 2 kali setahun)

6.9.2. Penilaian

Ia adalah penting untuk mengetahui :

Ø Kemajuan keseluruhan rancangan PSS

Ø Kekurangan / masalah yang dihadapi / mungkin dihadapi

Ø Dijadikan panduan atau asas perancangan

Ø Membuat perancangan secara keseluruhan

Ø Mengubahsuai atau memperbaiki rancangan yang sedang dijalankan.

6.10. FAIL MEJA

Guru Perpustakaan dan Media perlu mempunyai Fail Meja yang tertentu. Fail Meja adalah bertujuan untuk memudahkan pengendalian segala pengurusan dan pentadbiran yang berkaitan dengannya.

6.11. RANCANGAN PEMBANGUNAN PSS

Rancangan pembangunan PSS oleh guru PSS meliputi perkara-perkara berikut :

6.11.1. Perkembangan fizikal Pusat Sumber

6.11.2. Perkembangan koleksi

6.11.3. Perancangan promosi dan seranta

6.11.4. Perancangan aktiviti

6.11.5. Latihan dan bengkel kemahiran

6.11.6. Penyimpanan rekod penggunaan alatan, bahan dan kemudahan

6.11.7. Penilaian pengurusan dan penggunaan Pusat Sumber

6.11.8. Penghasilan bahan pengajaran pembelajaran, promosi dan pandu

6.12 DOKUMENTASI

Semua kegiatan PSS dan yang berkaitan akan didokumentasikan dalam bentuk tertentu, antaranya :

Ø VCD / CD

Ø Laporan bertulis

Ø Laman web sekolah

Ø Blog PSS

Ø Blog e-Turath

Ø TV Mua’alim

Ø Youtube

Ø dan lain-lain

BAB TUJUH

KOLEKSI BAHAB PUSAT SUMBER SEKOLAH

7.1. DASAR PEMILIHAN BUKU DAN BUKAN BUKU

7.1.1 MATLAMAT

Dasar pemilihan dan pemerolehan bahan-bahan adalah berpandukan prinsip-prinsip Sains Perpustakaan. Ini adalah bertujuan untuk menjadikan Pusat Sumber Sekolah mempunyai koleksi bahan yang bermutu, sesuaidan kemaskini supaya Pusat Sumber dapat memainkan peranannya sebagai pembekal sumber ilmu serta maklumat dalam semua bidang ilmu.

7.1.2. OBJEKTIF

Menentukan pihak yang akan bertanggungjawab melaksanakan dasar.

Menggariskan peranan dan tugas pihak yang bertanggungjawab dalam proses pemilihan dan pembinaan bahan bacaan Pusat Sumber.

Menggariskan panduan pembinaan koleksi bahan Pusat sumber supaya sentiasa kemaskini.

7.1.3. ALAT PEMILIHAN BAHAN

Antara alat-alat yang boleh digunakan untuk pemilihan bahan ialah:

Dasar Pelajaran Kebangsaan

Laporan Jawatankuasa Kabinet mengenai pelaksanaan Dasar Pelajaran Kebangsaan

Risalah, katalog dan edaran dari penerbit pembekal swasta serta agensi pendidikan.

Sukatan Pelajaran

Buku-buku panduan KBSM

Berita Perpustakaan

Bibliografi Negara Malaysia

Indeks Majalah Malaysia

Senarai Bahan Bacaan Pusat Sumber Sekolah

British National Bibliografi ( luar negara )

British Book News ( luar negeri )

UNESCO Publications ( luar negeri )

The Booklist ( luar negeri )

7.2. PROSEDUR PEMILIHAN DAN PEMBINAAN KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER DATO’ HAJI ABBAS

7.2.1. Dasar pemilihan dan pembinaan koleksi bahan ini dibuat adalah untuk diselaraskan dengan keperluan Falsafah Pendidikan Negara.

7.2.2. Koleksi PSS akan mempengaruhi penggunaan dan impaknya. Oleh itu, koleksi yang dipilih hendaklah :

a) Memperkaya dan menyokong proses pendidikan dengan mengambil kira perbezaan minat, kebolehan dari peringkat kebolehan murid.

b) Memenuhi keperluan kurikulum dan kokurikulum di sekolah.

c) Memupuk minat membaca di kalangan murid kea rah melahirkan masyarakat berfikir, berbudaya ilmu dalam konteks pendidikan sepanjang hayat.

d) Menambah dan meluaskan pengetahuan murid-murid.

e) Meningkatkan penguasaan bahasa dan memberi aspirasi sastera.

f) Memperkukuhkan semangat kesefahaman dan harmoni.

g) Memupuk dan membina sikap dan tanggungjawab kepada agama, bangsa dan Negara.

7.2.3. Pembinaan koleksi bahan juga perlulah mempunyai unsur-unsur berikut:

v Ada kaitan dengan P & P

v Kekemaskinian khasnya dalam bidang sains dan teknologi

v Kepelbagaian jenis dan seimbang dari segi bahan cetak, bahan bukan cetak dan bahan bahan elektronik

v Kecukupan bahan dan keseimbangan dari segi pengagihan mengikut peringkat.

v Keseimbangan dari segi aliran bahasa

v Dipilih dan dikembangkan secara terancang bagi menggalakkan penggunaan, pemikiran kreatif dan inovatif

v Pembinaan koleksi hendaklah mengenepikan semua bahan yang mengandungi perkara-perkara yang dilarang.

v Pengurusan pemilihan dan pembinaan koleksi hendaklah dilaksanakan dengan menubuhkan jawatankuasa pemilihan dan pembinaan koleksi bahan

v Ia dikelolakan secara ikhtisas dan menyenangkan penggunaan

v Koleksi yang dicadangkan ialah koleksi buku mempunyai kadar minima 1 : 20.

7.2.4. Koleksi bahan bacaan terdiri daripada buku fiksyen dan bukan fiksyen

Buku Bergambar :

a) Fiksyen

b) Bukan fiksyen

Buku Fiksyen

a) Cerpen

b) Cerita ajaib, binatang, dongeng, fantasi, jenaka, metos, pengalaman, penceritaan rakyat dan sukan

c) Fiksyen Sains Sejarah

d) Novel

Buku Bukan Fiksyen

a) Almanak, ensiklopedia, buku panduan, buku tahunan,

buku pengetahuan, kamus, atlas, agama, sains kemasyarakatan, bahasa, sains tulen, teknologi, kesusasteraan, geografi dan sejarah.

Terbitan Berkala

a) Akhbar

b) Jurnal

c) Majalah

d) Risalah

Bahan Khusus

a) Brosur

b) Buku skrap

c) Fail tegak

d) Karya murid

Keratan Akhbar

7.3. PROSES PEMILIHAN DAN PEMEROLEHAN BAHAN

Semasa membuat proses pemilihan bahan koleksi PSS perkara-perkara berikut perlu dititikberatkan :

7.3.1 FIZIKAL

Rekabentuk termasuk saiz dan komponen

Rencana kulit dan kualiti kulit

Saiz huruf ( font ) cetakan

Kualiti kertas

Kualiti cetakan

Kualiti jilidan

Ketrampilan bahan

7.3.2 ISI KANDUNGAN

a) Fiksyen

Kesesuaian tema

Plot / jalan cerita

Mesej / kekuatan cerita ( isi )

Watak dan perwatakan

Nilai-nilai murni

Sudut pandangan dan rangsangan pemikiran

Kewibawaan isi kandungan

b) Bukan Fiksyen

Kandungan relevan dan menepati keperluan sasaran

Fakta kemaskini dan betul

Kandungan isinya komprehensif

Penyusunan dan persembahan isi menarik, logik dan mudah diikuti

Penerangan dan huraian jelas, menarik dan berkesan

Merangsang kesedaran dan daya pemikiran yang kritis

Kewibawaan isi kandungan

7.3.3. BAHASA

Kesesuaian perbendaharaan kata

Rangkaikata, ungkapan dan frasa

Struktur ayat dan tatabahasa

Laras bahasa

Gaya bahasa

Nilai estetika

Ejaan dan tanda baca

Lain-lain cirri keistimewaan bahasa

7.3.4. ILUSTRASI

Sesuai dan menarik

Relevan dan bermakna

Gabungan warna-warni

Nilai estetik

Jelas dan tepat

7.3.5. CIRI KHAS

Harga yang munasabah

Kemudahan untuk penggunaan seperti glosari, indeks, bibliografi dan lain-lain

Anugerah dan perakuan

7.4 KRITERIA PEMILIHAN DAN PEMEROLEHAN BAHAN

Antara ciri-ciri yang perlu dipertimbangkan adalah seperti berikut :

7.4.1 Kesesuaian

a) Tajuk hendaklah menepati kandungan pelajaran

b) Bahasa dan perbendaharaan kata boleh difahami

c) Boleh digunakan oleh individu atau kumpulan

d) Ada perkaitan dengan pengalaman murid

e) Kandungan isi pelajaran adalah menarik dan tidak membosankan

f) Kandungan isi adalah menarik dan tidak membosankan

g) Sesuatu konsep adalah jelas dan mudah difahami

h) Kandungan adalah sesuai dan tidak menyinggung mana-mana pihak

7.4.2 Kredibiliti dan kemaskini

a) Fakta-fakta yang dikemukakan adalah dari sumber-sumber yang tepat

b) Fakta-fakta yang tidak berat sebelah

c) Kandungan isi adalah logic

7.5 PEMELIHARAAN DAN PEMULIHARAAN

7.5.1 Bahan Cetak

Bahan cetak merupakan koleksi yang penting. Tanpa bahan ini, perpustakaan khasnya tidak dapat berfungsi. Jadi adalah menjadi tanggungjawab untuk menjaga dan memeliharanya agar ia tahan lama dan dapat digunakan.

Antara cara-caranya ialah ;

Menggunakan racun serangga untuk menghapuskan serangga perosak buku

Menjaga kebersihan rak-rak buku dan persekitaran dalaman di perpustakaan daripada habuk / debu

Mempunyai alat penghawa dingin

Dilarang membawa masuk barang makanan dan lain-lain bahanyang boleh menarik minat serangga dan tikus

Memastikan buku-buku tidak diletakkan di atas lantai dan disimpan di atas rak yang terlalu ketat serta kecil dari ukuran tersebut.

Semasamenyusun buku di atas rak, pastikan kulitnya tidak berlipat

Pastikan perpustakaan tidak dimasuki air dan pancaran matahari yangterus menerus

Bagi buku-buku yang lama dan rosak, ia akan dibaikpulih dengan melakukan penjilidan semula. Manakala proses hapuskira akan dilakukan ke atas buku-buku yang mengalami kerosakan teruk

Sentiasa melakukan proseskemaskini dari masa ke semasa.

7.5.2 Bahan Bukan Cetak

Koleksi ini disusun di atas rak-rak yang telah dikhaskan

Lutsinar ( transperansi ) dimasukkan ke dalam plastic / bekas khas dan disusun di dalam cabinet

Carta-carta diletak dan disusun dengan kemas di para yang khas agartidak mengganggu laluan para pengguna

Pemantauan terhadap penggunaan alat-alat tersebut akan dilakukan bagi mengenalpasti kerosakan yang berlaku.

7.5.3 PERKARA-PERKARA YANG DINILAI

Sesuai dengan objektif

Sesuai dengan peristiwa pengajaran

Boleh menjelaskan konsep / prosedur

Menggalakkan interaksi murid

Menggalakkan perbincangan / aktiviti susulan

Ketetapan matlamat

Boleh difahami

Kadar kecepatan pembelajaran 9 bahan audio )

Dapat menarik minat murid

Kesederhanaan bahan

Kesesuaian warna

Penghurufan

Peraturan sepertiga segi dari kiri ke kanan visual

Imbangan visual secara formal atau tidak formal

Panduan guru atau dokumentasi cara menggunakan bahan atau alat dalam pengajaran dan persembahan

Garisan

Penyatuan yang menunjukkan sesuatu proses atau kitaran

Bebas dari diskriminasi

Kreativiti / inovatif

Bukti keberkesanan

Arahan yang jelas, teratur dan konsisten

Aktiviti pemulihan.

7.6. PENILAIAN

Penilaian media dibuat berpandukan kepada sudut penggunaan dan juga pembelajaran yang diperolehi. Penilaian ini termasuklah Penilaian Formatif ( ketika menyediakan bahan itu ) dan Penilaian Sumatif ( penilaian setelah media disediakan dan digunakan ). Keberkesanan media dapat dilihat dari aspek-aspek berikut :

a) Kurikulum

Bahan sumber yang digunakan haruslah sesuai dengan objektif pengajaran. Ia perlu membantu usaha guru dalam menyampaikan isi pelajaran. Selain itu, sumber yang digunakan haruslah sesuai dengan tahap pemahaman dan perkembangan kognitif murid.

b) Proses

Pengalaman berinteraksi selangsung dengan sumber pembelajaran dapat menggalakkan proses pembelajaran. Pembelajaran dapat ditingkatkan lagi sekiranya sumber itu memerlukan gerak balas murid secara lisan atau secara tindakan. Terdapat sumber yang digunakan secara berperingkat selaras dengan perkembangan konsep yang berturutan. Terdapat juga sumber yang sesuai digunakan dalam proses pembelajaran kendiri seperti program computer aneka media.

c) Sikap

Penggunaan sumber yang bersesuaian dapat menarik perhatian murid terhadap pelajaran yang diajar. Sumber yang memberangsangkan juga dapat meningkatkan motivasi murid. Selain itu, sumber tertentu dapat menerapkan nolai-nilai murni melalui interaksi murid dengan sumber itu.

d) Penggunaan

Sumber pengajaran pembelajaran haruslah mudah digunakan, dibawa dari satu tempat ke satu tempat yang lain dan mudah disimpan. Pengalaman menunjukkan bahawa guru jarang menggunakan bahan sumber yang sukar digunakan atau sukar dipilih.

e) Kualiti

Kualiti sumber yang digunakan haruslah memuaskan supaya mesej yang hendak disampaikan dapat diterima oleh pelajar dengan berkesan. Bahan cetak harus senang dibaca dan mempunyai perbendaharaan kata yang digunakan sesuai dengan tahap penguasaan bahasa pembaca. Bahan audio yang digunakan mestilah jelas didengar manakala bahan visual seperti senang dilihat dan juga mesti tahan lasak sekiranya digunakan oleh murid-murid.

f) Kos

Kebanyakan sumber pengajaran pembelajaran hanya digunakan beberapa kali sahaja dalam setahun. Oleh itu kos penghasilan sesuatu bahan haruslah rendah. Untuk tujuan itu, sumber yang boleh direka ganti lebih berkesan dari segi kos

BAB LAPAN

KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

8.1.

PENGENALAN

Kewangan Pusat Sumber Sekolah (PSS) perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna. Juga untuk memastikan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Guru Perpustakaan dan Media (GPM) perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan kewangan PSS.

8.2.	SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah
	8.2.1.	Peruntukan daripada Kementerian Pendidikan Malaysia Mengikut Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh 17 Oktober 2002 (KP.1573/17/Jld.14(5), jenis Bantuan Per Kapita dan Maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut:
		8.2.1.1.	Bantuan Pusat Sumber Sekolah Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan.
		8.2.1.2.	Yuran Pelajar Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri (RM3.00 setiap pelajar sekolah menengah dan RM1.50 bagi setiap pelajar sekolah rendah. (Kutipan Yuran Pusat Sumber Sekolah yang melebihi dari had di atas, mesti mendapat kebenaran dan kelulusan dari Jabatan Pendidikan Negeri melalui permohonan bertulis)

8.2.1.3.

Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan (PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya).
Wang Suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan membeli:

i. bahan-bahan bacaan

ii. bahan rujukan

iii. Bahan Bantu Mengajar (BBM)

iv. Perabot

v. Peralatan untuk Pengajaran dan Pembelajaran

vi. Serta tujuan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan Pengajaran dan Pembelajaran (pertandingan, lawatan, kursus, seminar, bengkel)

8.2.2.

Sumber-Sumber Tambahan

Pihak sekolah dan Pusat Sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktiviti-aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan khusus atau pun projek-projek khas seperti membuat pengubahsuaian PSS seperti projek naik tarf bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktiviti-aktiviti tambahan. Cadamgan bagi mendapatkan punca kewangan tambahan adalah antaranya ialah:

i. Mengadakan Hari Kantin, Hari Usahawan dan Jualan Barangan Terpakai

ii. Aktiviti berterusan, contoh, jualan majalah, surat khabar atau buku-buku

iii. Mengadakan jogathoh dan aktiviti seumpamanya

iv. Aktiviti bermusim seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan, hari guru dan lain-lain.

v. Aktiviti bekerja dan mendapat upah seperti membasuh kereta guru, membersih halaman rumah dan seumpamanya.

vi. Aktiviti menyewa bahan dan peralatan

vii. Upah menaip dan mencetak

viii. Khidmat “laminating”, penjilidan dan lain-lain

ix. Jualan akhbar lama

x. Tayangan video

xi. Tabung Derma sempena hari aktiviti sekolah

xii. Kuiz

xiii. Dan lain-lain aktiviti yang difikirkan menasabah.

8.3.	AMALAN-AMALAN YANG TIDAK HARUS DILAKUKAN OLEH SEKOLAH DALAM MEMBUAT PEROLEHAN
	8.3.1.	Membeli tanpa menggunakan Borang Pesanan bagi pembelian, kecuali pembelian melalui panjar* wang runcit yang tidak melebihi dari RM50.00
	8.3.2.	Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan
	8.3.3.	Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal
	8.3.4.	Mengambil barang terlebih dahulu dan membuat pesanan kemudian
	8.3.5.	Membeli dari wang Pengetua / Guru Besar sendiri atau lain-lain pegawai dan kemudian dituntut oleh sekolah
	8.3.6.	Tidak mencatat dalam buku daftar bil
	8.3.7.	Pembelian dibuat melalui telefon sahaja
	8.3.8.	Pembelian dari Koperasi Sekolah
		* panjar wang runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang pada permulaannya dikeluarkan daripada wang SUWA di bawah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan tertentu, seperti butiran kantin atau pelbagai.

8.4.1.

PROSES PEMBELIAN

Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari Wang Kerajaan dan Wang SUWA hendaklah direkodkan. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal pasti pembelian bagi satu-satu ítem yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barang yang telah dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar bil.

Langkah-Langkah Proses Pembelian

Langkah 1

Mesyuarat AJK Induk / AJK Kewangan Sekolah

Langkah 2

Guru Perpustakaan dan Media (GPM) memastikan peruntukan kewangan dalam Buku Tunai adalah mencukupi. GPM juga perlu mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan.

Langkah 3

Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM2,000.00 bagi sekolah menengah dan melebihi RM1,000.00 bagi sekolah rendah.

Langkah 4

Senaraikan jenis pembelian dalam Borang Pesanan sementara, dan dapatkan kelulusan pentadbir.

Langkah 5

Borang Pesanan (LO) disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir. Hanya 2 salinan diberi kepada pembekal.

Langkah 6

Pastikan barangan/vahan yang diterima sama dengan pesanan, semak borang pesanan.

Langkah 7

Rekodkan dalam daftar stok/rekod perolehan vahan (buku/bukan buku) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan.

Langkah 8

Cop tarikh terima pada bil/invois

Langkah 9

Rekod dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois.

8.5.1.

PROSES PEMBAYARAN

Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.

Langkah-Langkah Proses Pembayaran

Langkah 1

Pastikan bil/invois dan salina nasal LO diterima balik dan jumlahnya betul.

Langkah 2

Penjelasan bil-bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari.

Langkah 3

Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan

Langkah 4

Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah.

Langkah 5

Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN.

Langkah 6

Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

Langkah 7

Rekod pembayaran dalam daftar bil.

Langkah 8

Simpan salinan baucer di dalam fail.

BAB SEMBILAN

ORGANISASI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

9.1	PENGKELASAN Bahan-bahan koleksi Pusat Sumber Sekolah hendaklah diuruskan dengan sempurna supaya setiap koleksi dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan penuh bertanggungjawab. Sewajarnya pengurusan koleksi ini diurus berpandukan sistem sains perpustakaan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia untuk diamalkan di sekolah-sekolah.
	9.1.1.	Tujuan Mengkelaskan buku bermakna meletakkan buku-buku itu secara berkumpulan supaya tiap-tiap kumpulan mengandungi seberapa boleh semua buku mengenai satu perkara tertentu. Tujuan utama mengkelaskan buku atau bahan bukan buku ialah bagi membolehkan pengguna-pengguna mencari buku atau bahan- bahan yang diperlukan dengan mudah dan berkesan.Pengkelasan juga membantu pengguna mengetahui jenis bahan yang terdapat di pusat sumber.

9.1.2 Sistem Pengkelasan

Pusat Sumber SMA Maarif, Besut menggunakan Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey ( Dewey Decimal Classification System(DDC)

a) Sistem DDC

Sistem Perpuluhan Dewey dibahagikan kepada sepuluh bahagian utama ; sembilan bahagian mewakili seembilan bidang ilmu pengetahuan umum dan satu bahagian untuk bahan-bahanyang terlalu umum seperti ensiklopedia , surat khabar dan terbitan berkala. Setiap kelas utama dikenali dengan penggunaan nombor siri keseratus seperti berikut:

000 - Karya Am

100 - Falsafah

200 - Agama

300 - Sains Kemasyarakatan

400 - Bahasa

500 - Sains Tulen

600 - Teknologi

700 - Kesenian

800 - Kesussateraan

900 - Geografi,Pengembaraan,Sejarah dan Biografi

b) Pembahagian Kecil Dari Bahagian Utama

Setiap sepuluh bahagian utama dibahagikan lagi kepada pembahagian yang lebih kecil untuk mewujudkan perkara yang lebih khusus; (contohnya 500 – Sains Tulin)

500 - Sains Tulen

510 - Matematik

520 - Astronomi

530 - Fizik

540 - Kimia

550 - Sains Bumi

560 - Kajifosil

570 - Sains Hayat

580 - Sains Tumbuhan

590 - Sains Haiwan

Setiap pembahagian kecil itu dibahagikan pula kepada pembahagian yang lebih kecil untuk menunjukkan perkara yang lebih khusus. Misalnya

510 - Matematik (Am)

511 - Kira-kira

512 - Algebra

513 - Geometri

514 – Trigonometri

517 - Kalkulus

519 - Matematik perangkaan

Pembahagian kecil yang selanjutnya boleh dibuat dengan menggunakanangka perpuluhan.

599 - Mamalia(binatang)

. 2 Marsupial(seperti kangaroo)

.72 Kuda, dsb

.74 Kucing,anjing, dsb

c) Pembahagian Mengikut Bentuk

Pembahagian yang halus di bawah sesuatu nombor itu boleh dilakukan juga mengikut bentuk buku itu ditulis misalnya kamus, ensaiklopedia dan buku panduan mengenai sesuatu topik. Nombor-nombor yang menunjukkan pembahagian bentuk itu adalah seperti berikut

02 - Buku Panduan

03 - Kamus dan ensaiklopedia

04 - Esei dan syarahan

05 - Terbitan berkala

06 - Organisasi dan persatuan

07 - Mengajar dan belajar sesuatu perkara

08 - Koleksi karya oleh beberapa orang pengarang

09 - Sejarah bagi sesuatu perkara

Contohnya: 598 - Burung

598.03 - Ensaiklopedia mengenai burung

621 - Kejuruteraan

- Sejarah Kejuruteraan

821 - Buku puisi oleh seorang penyair

821.08 -Koleksi puisi oleh beberapa orang

Penyair.

d) Pembahagian kecil mengikut geografi

900 - Sejarah

950 - Asia (Benua)

959 - Asia Tenggara

959.5 - Malaysia (negara tertentu di Asia Tenggara)

e) Biografi

Pembahagian utama 920 ialah untuk biografi. Pembahagian yang lebih kecil boleh dilakukan mengikut profesyen orang yang menulis.Bagi perpustakaan sekolah 92 adalah untuk biografi perseorangan dan 920 untuk berkumpulan

9.1.3 Cara mengkelas

Untuk mengkelas buku atau bahan bukan buku,perkara-perkara

berikut perlu diberi perhatian:

Ø tentukan perkara buku yang hendak dikelas samaada karya itu sendiri atau maklumat dari punca lain.

Ø pilih nombor pengkelasan DDC mengikut langkah-langkahyang

ditetapkan .

Ø tentukan nombor pengkelasan yang dapat merangkum semua aspek, perkara yang ditegaskan sekiranya buku tersebut mempunyai lebih dari 1 perkara aspek.

9.1.4 Mengkelas bahan-bahan khas

a) Fiksyen, Buku-buku Mudah dan Cerita-cerita Pendek.

Tiada nombor bagi buku-buku fiksyen, termasuk cerita-cerita pendek dan buku-buku gambar mudah untuk murid-murid sekolah rendah. Adalah lebih praktikal melabelkan buku-buku ini dengan “FM” atau “FI”sahaja.

b) Buku Rujukan

Letakkan buku-buku rujukan di atas rak-rak khas.Tandakan

buku-buku ini dengan huruf ‘R’ bagi menunjukkan buku

rujukan di atas nombor pengkelasannya seperti eksiklopedia, kamus dan sebagainya.

Contoh: R

030

COM

c) Buku-buku bersiri

Buku-buku ini perlu diasingkan dan diletakkan dibawah koleksi khasmengikut nombor pengkelasan masing-masing mengikut isinya.

a) Risalah

Risalah-risalah boleh dikumpul dan diletakkan dalam kotak risalahmengikut tajuk perkara masing-masing.

b) Ensiklopedia Am

Ensiklopedia Am yang terdiri dari beberapa jilid dan tiap-tiap jilid itu mempunyai judul tertentu , boleh dikelaskan di bawah satu nombor pengkelasan umum iaitu “030” supaya semua jilid itu tidak diasingkan

9.1.2 Pemilihan tajuk perkara

v Tajuk perkara yang dipilih itu hendaklah:

a) merupakan istilah yang biasa digunakan atau yang mungkin akan dicari oleh ramai pengguna

b) kerapkali digunakan untuk catalog pusat sumber

c) tepat, mudah difahami dan tidak mempunyai pengertian yang berlapis-lapis

v Bentuk

Tajuk-tajuk perkara boleh didapati dalam beberapa bentuk; ada yang berbentuk tunggal, ada yang berbentuk kait-mengait dan sebagainya.

9.2 PROSES TEKNIK BAHAN

9.2.1 Semasa penerimaan bahan:

v Buka bungkusan yang telah dipesan dari pembeli atau kedai buku

v Tentukan bekalan bahan yang diterima berada dalam keadaan baik. Bagi yang rosak,pulangkan segera kepada pembekal.

v Semak bahan yang baru diterima dan ditentukan supaya ianya sama denganbutiran di dalam fail pesanan daan invois.

v Bandingkan harga invois dengan slip pesanan adalah sama.Jika terdapat perbezaan harga sila hubungi pembekal dengan segera supaya dapat diperbetulkan.

9.2.2 Cop hak milik

v Copkan tanda hak milik pada halaman judul buku dan juga bahagian dalam kulit depan dan kulit belakang.

v Copkan juga nombor perolehan buku dan nombor panggilan pada halaman mukasurat judul

v Tentukan tanda cop hak milik di mukasurat bagi sesebuah buku.

v Muka surat sulit bagi SMA Maarif adalah 11.

9.2.3 Slip kerja pengkatalogan

Ia merupakan sekeping borang bagi menyenangkan kerja pengkatalogan.Slip ini mengandungi segasla butiran yang ada kaitan dengan bahan buku dan bukan buku.Dari slip kerja ini barulah kad catalog dapat dibuat

9.2.4 Kad pinjaman

Kad pinjaman hendaklah dilengkapkan dengan butiran nombor panggilan, seperti nombor perolehan, nama pengarang dan judul. Selain dari kad pijaman,kocek dan slip tarikh pulang juga perlu disempurnakan juga.

9.2.5 Label

Label yang telah ditaip/ditulis dengan nombor panggilan hendaklah dilekatkan di bahagian bawah tulang buku iaitu kira-kira 4cm dari bawah . Sekiranya buku itu nipis,label tersebut hendaklah dilekatkan pada bahagian kulit depan yang berdekatan dengan tulang buku. Jarak yang disyorkan ialah 1.2 cm dari tepi( tulang) dan 4 cm dari bawah.Bagi ketahanan label ini,pita selofan perlulah dilekatkan pada atas label tersebut.

9.3 REKOD-REKOD PEROLEHAN

Rekod ini adalah penting . Setiap buku yang dibeli /diterima mestilah direkodkan kedalam buku rekod perolehan.Buku rekod perolehan ini perlu dikemaskini pada setiap masa. Pada akhir tahun,buku ini akan diperiksa oleh pihak audit dan pegawai-pegawai dari Jabatan Pendidikan Negeri.

9.4 LOKASI/RAK DAN PENYUSUNAN

9.4.1. Buku

Susunan buku di PSS disusun berdasarkan saiz, ruang, kemudahan mengesan serta keselamatan. Semua buku yang telah dikelaskan dan diproses disusun di rak-rak Fiksyen, Bukan Fiksyen dan Rujukan mengikut nombor pengkelasan dari 000 hingga 999. Semua buku dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris diletakkan pada satu rak yang sama mengikut nombor panggilan.

Buku-buku fiksyen dalam Bahasa melayu dan Bahasa Inggeris disusun pada satu rak yang sama mengikut susunan abjad nombor panggilan. Walau begitupun bagi buku-buku fiksyen ianya boleh diasingkan mengikut bahasa untuk memudahkan pengesanan.

Penyusunan buku-buku di atas rak adalah mengikut nombor yang bermula dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

Buku-buku bersaiz kecil akan disusun secara berdiri dengan label nombor panggilan dapat dilihat pada tulang belakang buku. Buku-buku yang bersaiz besar ditempatkan di rak bawah sekali secara berbaring. Ini adalah untuk mengatasi masalah ruang.

Semua jenis bahan bercetak seperti majalah, akhbar dan bahan berkala diletakkan di suatu rak khas untuk bahan tersebut.

9.4.2. Bahan Bukan Buku

Bahan-bahan bukan buku di PSS disimpan dalam bilik khas supaya penggunaannya tidak mengganggu aktiviti yang dijalankan di perpustakaan.

Setelah bahan-bahan ini dikelaskan dan diproses ianya disusun mengikut sistem pengkelasan DDC. Penyusunannya berdasarkan kemudahan mengesan serta cirri-ciri keselamatan. Seelok-eloknya bahan-bahan ini dipamerkan atau disimpan di dalam almari atau cabinet yang bercermin supaya dapat dilihat denganjelas.

Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas telah mengadakan bilik-bilik khas seperti Bilik Tayang, Makmal Komputer dan bilik BBM.

9.4.3. Penyusunan rak

a) Rak Terbuka

Semua buku-buku dan bahan-bahan bercetak seperti buku fiksyen dan buku bukan fiksyen diletakkan di atas Rak Terbuka. Buku pada rak ini boleh dipinjam atau dikeluarkan dari PSS dengan menggunakan kad pinjaman pada jangka masa yang telah ditetapkan.

b) Rak Rujukan

Rak ini dikhaskan kepada buku-buku rujukan seperti buku judul umum, kamus, ensiklopedia, buku direktori, bibliografi dan seumpamanya. Buku-buku di rak ini tidak boleh dibawa keluar dari PSS. Ia hanya boleh digunakan di sepanjang waktu PSS dibuka.

c) Rak Tertutup

Buku-buku atau bahan-bahan bercetak atau media teknologi diletakkan di atas rak ini. Bahan-bahan di sini hanya boleh digunakan pada suatu waktu yang pendek, mungkin satu atau dua jam sahaja. Bahan-bahan di sini juga tidak boleh dibawa keluar dan bertanda merah (Red Spot). Pinjaman hanya kepada mereka yang memerlukan sahaja.

d) Rak Bahan Teknologi

Rak khas yang menempatkan alat-alat dan bahan-bahan teknologi seperti televisyen, video, radio, kaset, projector, bahan-bahan perisian komputer, filem slaid, pita-pita, carta, gambar dan sebagainya.

BAB SEPULUH

AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH

10.1 Pengenalan.

Dalam mewujudkan Pusat Sumber Sekolah yang cemerlang, perancangan aktiviti merupakan satu elemen yang amat penting dan ianya perlu diberi keutamaan. PSS yang ceria dan baik fizikalnya tidak akan memberi manfaat kepada pengguna sekiranya tidak ada aktiviti yang dibuat.

Pelaksanaan aktiviti perlu kepada perancangan yang baik dan jitu supaya dapat berjalan dengan licin dan memberi impak yang semaksimanya.

10.1.1 Contoh-contoh aktiviti yang boleh dilaksana oleh PSS:

- Pameran buku baru.

- Pameran bertema.

v Alat pertanian tradisional

v Pakaian pengantin

v Kraftangan

v Alatan sukan

- Minggu bahasa

- Kuiz buku baru

- Kursus penggunaan perpustakaan untuk guru dan murid.

- Pertandingan buku skrap

- Mari bercerita

- Mari mengarang

- Minggu puisi

- Minggu PSS

- Uji minda

- Lawatan

- Pertandingan melukis / mewarna

10.2 Dokumentasi

Setiap aktiviti yang telah dilaksanakan mesti direkodkan untuk tujuan rujukan. Rekod-rekod segala aktiviti ini boleh dihasilkan sama ada dalam bentuk bercetak, video, atau vcd. Mendokumentasikan segala aktiviti adalah penting bagi mempastikan perancangan aktiviti PSS yang seterusnya dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan.

Dalam penyediaan dokumentasi ini, beberapa perkara mesti dinyata atau dimasukkan iaitu:-

Ø Tajuk.

Nyatakan tajuk sesuatu aktiviti yang telah dilaksanakan.

Contoh. Minggu PSS

Ø Maklumat aktiviti.

- Tarikh

- Hari

- masa

- Bilangan peserta

- Jemputan yang hadir/ VIP

Ø Kertas kerja.

Kertas kerja yang telah dibuat semasa merancang sesuatu aktivititersebut.

Ø Surat menyurat.

Segala surat menyurat yang telah dikeluarkan sehingga aktiviti itu dapat dilaksanakan. Termasuk surat panggilan mesyuarat, jemputan penceramah, surat pohon bantuan/derma, minit mesyuarat.

Ø Keputusan

Segala keputusan yang diumumkan sekiranya aktiviiti itu berbentuk pertandingan atau kuiz hendaklah dimasukkan.

Ø Gambar foto.

Semua gambar foto yang ada berkaitan aktiviti tersebut hendaklah dimasukkan sama.

10.3 Pelaporan.

Setiap aktiviti yang telah dilaksanakan hendaklah dibuat laporan. Kebiasaannya laporan ini dibuat dua kali setahun iaitu bulan Jun dan Bulan November.

Format laporan.

Bil	Perkara	Sinopsis
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.	Tajuk Rasional Objektif Tarikh Tempat Sasaran peserta Kehadiran peserta Peruntukan kewangan Pelaksanaan Penilaian Cadangan

10.4 Minit mesyuarat.

Setiap kali AJK bermesyuarat, catatan minit hendaklah dibuat.

Format minit mesyuarat.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK PSS.

Tarikh:

Masa :

Tempat :

Kehadiran :

Tidak hadir :

Mesyuarat dipengerusikan oleh …………………….

Agenda 1: Ucapan Pengerusi

Tindakan : Makluman

Agenda 2: Pengesahan Minit Mesyuarat

Agenda 3: Perkara Berbangkit

Tindakan: Makluman

Agenda 4: Pembentangan Perancangan Tahunan 2014

Tindakan: GPM

Agenda 5: Laporan Unit-Unit PSS

Tindakan: Setiausaha Unit-Unit PSS

Agenda 6: Lain-Lain Hal

Tindakan: Pengerusi

Agenda 7: Penutup

Disediakan oleh	Disahkan oleh
……………………………….	……………………………………………………
(RAZAK BIN ABD RAHMAN)	(HAJI MAT ZIN BIN DAUD)
Setiausaha	Pengerusi

BAB SEBELAS

STOK DAN INVENTORI PUSAT SUMBER SEKOLAH

11.0 PENGENALAN

- Stok dan inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan harta modal- inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan beberapa jenis barang

- Daftar Harta modal ( Kew.PA-2)

- Daftar Aset Alih Bernilai Rendah ( Kew.PA-3 )

- Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori ( Kew.PA-6)

11.1 KEPENTINGAN MEREKOD

11.1.1 Merekod lokasi harta modal, Aset Alih Bernilai Rendah dan bekalan pejabat akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan pergerakan sesuatu bahan

11.1.2 Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, Aset Alih Bernilai Rendah dan bekalan pejabat memudahkan mana-mana pihak mengawasi penggunaannya

11.1.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan

11.2 DAFTAR HARTA MODAL ( KEW.PA-2)

11.2.1 Harta modal adalah barang-barang yang tak luak yang bernilai RM2,000.00 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-barang ini tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos.

11.2.2 Daftar harta modal dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Mengandungi dua bahagian :-

BAHAGIAN A -	Merekodkan semua maklumat berhubung dengan pembelian, penempatan, pemeriksaan dan pelupusan.
BAHAGIAN B -	Merekodkan semua jenis penyenggaraan seperti pembaikan dan pembelian segala alat ganti.

11.2.3 Sistem kad ini bagi memudahkan proses merekod segala pembelian dan penyenggaraan di dalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan. Ini akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan.

11.2.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan barang ini.

* Daftar inventori harta modal bahagian ini jarang ada dalam PSS. Walaubagaimanapun, sekiranya ada maka Guru Perpustakaan danMedia perlu mengisi borang KEW.PA-3

11.3 DAFTAR ASET ALIH BERNILAI RENDAH ( KEW.PA-3 )

11.3.1 Aset Alih Bernilai Rendah ialah barang-barang yang tak luak yang bernilai kurang dari RM2,000.00 setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimana pun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir adalah termasuk kategori inventori tanpa mengira kos.

11.3.2 Ianya adalah untuk merekodkan perolehan dan penempatan Aset Alih Bernilai Rendah . Daftar ini adalah dalam bentuk kad adalah untuk memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

11.3.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.

11.3.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut :

(a) Kategori

Kategori Aset Alih Bernilai Rendah misalnya :-

§ Peralatan dan kelengkapan pejabat

§ Perabot, permaidani dan langsir dan sebagainya

(b) Jenis

(d) Butiran

(e) Kuantiti

(f) No. pesanan kerajaan

(g) Tarikh dibeli

(h) Kos seunit

(i) No. siri pendaftaran

(j) Lokasi

(k) Pelupusan

(l) Catatan

(m) Tandatangan

BAB DUA BELAS

SIRKULASI/EDARAN BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

12. 1 Sistem Sirkulasi

Sistem dilengkapkan dengan maklumat berikut :

Nombor perolehan , nombor ahli , tarikh pinjam , tarikh pulang , bilangan buku, tarikh tempahan dan lain-lain

12.2 Keahlian

Mengandungi pangkalan data dagi kategori ahli ( guru, staf sokongan dan pelajar ) . memasukkan ahli baru , mengedit profil ahli , membatalkan keahlian dan mengubah status pinjaman ahli

12.3 Pinjaman Berkelompok

Pinjaman oleh guru untuk satu-satu kelas secara pukal . Menggunakan borang yang memuatkan judul buku , nama peminjam , tarikh pinjaman tarikh pulang dan tanda tangan

12.4Sistem Edaran Bahan-Bahan Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas

12.4.1 Pinjaman Jangka Pendek

Pinjaman buku-buku fiksyen dan bukan fiksyen serta bahan-bahan pengajaran ringan. Pinjaman ini terbahagi kepada 2 jenis:

a) Pinjaman Individu

Iaitu dengan menggunakan kad pinjaman individu. Pinjaman ini dibolehkan dalam masa satu minggu (tidak termasuk cuti sekolah). Pengguna boleh meminjam sesuatu bahan setelahdiperbaharui tarikh pinjaman selepas seminggu.

b) Pinjaman Berkelompok

Pemilihan buku-buku yang sesuai di perpustakaan akan dibuat mengikut bilangan pelajar di kelasnya dengan menggunakan bekas/kotak khas. Guru-guru kelas akan melakukan pinjaman secara kelompok. Guru kelas ini adalah bertanggungjawab ke atas buku-buku tersebut.

12.4.2 Pinjaman Terhad

Pinjaman terhad adalah pinjaman buku-buku atau bahan-bahan bukan buku yang boleh dibuat hanya di dalam pusat sumber sahaja. Tidak ada kelulusan untuk pinjaman jangka pendek. Ia adalah untuk pinjaman buku-buku rujukan, buku rak tertutup dan bahan-bahan media teknologi.

12.4.3 Pinjaman BBM

Kemudahan ini adalah dikhususkan kepada guru-guru sahaja untuk tujuan pengajaran. Pinjaman barangan ini terhad untuk jangkamasa satu hari sahaja dan perlulah direkodkan ke dalam buku rekod yang disediakan di bilik BBM.

12.4.4 Penggunaan alatan AUDIO-VISUAL

Kemudahan ini adalah untuk pengguna secara berkelompok atau individu. Seseorang pengguna atau sekumpulan pengguna boleh memperolehi apa sahaja bahan audio dan video untuk diikuti. Guru-guru misalnya boleh membawa pelajar-pelajar untuk menonton tayangan video, slaid, filem, mendengar rakaman kaset dan seumpamanya. Individu juga boleh berbuat demikian. Pihak Pusat Sumber Sekolah perlu menyediakan satu bilik khas iaitu bilik tayangan khusus untuk pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan alatan audio-visual.

BAB TIGA BELAS

PERKHIDMATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

13.1.	Perkhidmatan Yang Disediakan Jenis-jenis perkhidmatan yang ditawarkan oleh Pusat Sumber Sekolah bergantung kepada keperluan guru-guru dan murid-murid sebagai pengguna, kemampuan kewangan dan juga bilangan kakitangan terlatih yang ada di sekolah. Dalam merancang perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah, keutamaan hendaklah diberikan kepada dua iaitu Perkhidmatan Perpustakaan dan Perkhidmatan TV Pendidikan (Kampus ASTRO).
	13.1.1.	Perkhidmatan Perpustakaan Perkhidmatan ini bertujuan untuk membolehkan guru-guru dan murid-murid mendapatkan maklumat-maklumat tambahan supaya proses Pengajaran dan Pembelajaran dapat diperkukuhkan dan diperkayakan. Perkhidmatan Perpustakaan juga bertujuan untuk mengadakan kemudahan pembelajaran secara individu dengan mengambil kira kebolehan dan keupayaan murid yang berbeza-beza. Semua maklumat yang diperolehi terutamanya buku-buku hendaklah diproses dan diklasifikasikan mengikut Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey dan dikatalog supaya mudah dikesan oleh pengguna. Rak-rak buku hendaklah dilabel mengikut bidang ilmu tertentu supaya dapat dilihat dengan jelas. Sistem pinjaman yang adil dan saksama patut diwujudkan. Buku-buku boleh dipinjam dan dibawa balik oleh pengguna untuk tempoh yang telah ditetapkan. Perkhidmatan Perpustakaan juga boleh mengadakan pelbagai aktiviti untuk menghidupkan suasana di Pusat Sumber Sekolah. Setiap kelas diberi peluang menggunakan perkhidmatan ini sekurang-kurangnya dua kali seminggu pada waktu persekolahan.
	13.1.2.	Perkhidmatan TV Pendidikan (Kampus ASTRO). Sebagai media pendidikan, TV turut memberi kesan dalam proses pembelajaran. Perkhidmatan TV Pendidikan (Kampus ASTRO) boleh dilakukan secara langsung atau secara “off-air”. Penggunaan secara langsung ini biasanya digunakan di sekolah-sekolah yang tidak mempunyai alat perakam video. Perkhidmatan secara “off-air” boleh digunakan pada bila-bila masa yang difikirkan sesuai kerana rancangannya telah dirakam terlebih dahulu. Setiap rancangan yang digunakan oleh guru-guru dan murid-murid sama ada secara langsung atau secara “off-air” mesti dicatatkan di dalam Buku Rekod Penggunaan TV Pendidikan (Kampus ASTRO). Rekod ini dapat membantu pihak pengurusan Pusat Sumber Sekolah mengetahui tahap penggunaan program media ini.

	13.1.3.	Perkhidmatan Khas. Perkhidmatan ini sama pentingnya dengan perkhidmatan-perkhidmatan lain di Pusat Sumber Sekolah. Guru Perkhidmatan Khas boleh mengumpul sebanyak mungkin maklumat dalam pelbagai bidang ilmu. Maklumat-maklumat ini boleh didokumentasikan, dicetak dalam bentuk risalah, dikatalog dan diletak di dalam Pusat Sumber Sekolah. Antara aktiviti yang boleh diadakan oleh perkhidmatan ini ialah menganjurkan majlis ceramah dan juga demonstrasi oleh tokoh-tokoh sejarah dan pakar-pakar dalam bidang tertentu seperti berzanji, marhaban dan lain-lain lagi.
	13.1.4.	Khidmat Nasihat Perkhidmatan ini diwujudkan adalah untuk memberi nasihat kepada semua pengguna mengenai hal yang berkaitan dengan Pusat Sumber Sekolah. Unit ini akan memberi panduan dan tunjuk ajar mengenai proses pinjaman, pencarian bahan, lokasi bahan, merekod dan sebagainya.
13.2.	Waktu Perkhidmatan Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas sentiasa bersedia untuk memberi perkhidmatan yang diperlukan terutama pada waktu-waktu yang telah ditetapkan sama ada melalui tempahan, jadual penggunaan yang diatur dan sebagainya.

BAB EMPAT BELAS

AUTOMASI PUSAT SUMBER SEKOLAH

14.0 PENDAHULUAN

Pengautomasian membolehkan pengumpulan , penyimpanan dan pengurusan segala data di dalam pangkalan data dan membantu pengguna di dalam pencarian maklumat. Sistem yang digunakan di Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas, Sekolah Menengah Agama Maarif, Besut adalah S-Lib V1001.

14.1 PENGENALAN

Rasional menggunakan sistem automasi.

14.1.1 Masalah pinjaman dan pemulangan buku.

Masalah yang timbul di kaunter ketika proses pinjaman dan pemulangan adalah:

mengambil masa yang lama untuk mencari kad keahlian semasa proses pemulangan. Ini menyebabkan keadaan di kaunter menjadi sesak.

Kad keahlian kerap kali tidak berada pada ruangan simpanan yang betul. Ini menyebabkan pengawas PSS tidak dapat mencari kad tersebut dan terpaksa memeriksa kad ahli tersebut di ruangan kelas lain.

Kad pulangan “due date” yang tidak dimasukkan dengan betul oleh pengawas bertugas akan menimbulkan kekeliruan ketika buku tersebut hendak dipulangkan.

Kad ahli sentiasa hilang di kaunter dan pihak perpustakaan terpaksa menggantikan kad tersebut.

Kad pulangan yang sentiasa hilang atau tidak dimasukkan dengan betul ke dalam poket buku yang sepatutnya.

14.2 Penggunaan S-Lib V1001

Pusat Sumber Dato’ Haji Abbas, Sekolah Menengah Agama Maarif, Besut telah menggunakan S-Lib V1001 mulai pada tahun 2005.

Sebab-sebab mengapa S-Lib V1001 dipilih ialah

Ø S-Lib V1001 memberi hak penggunaan secara percuma.

Ø mempunyai berbagai fungsi yang memudahkan pustakawan mengurus soal-soal pinjaman seperti mengetahui peminjam yang lewat menghantar buku.

Ø memberi kemudahan mencari senarai pengguna yang lewat menghantar buku pinjaman.

Ø memberikan penggunaan “ bar code “.

Ø menyediakan bahagian analisis seperti bilangan peminjaman buku daripada setiap kelas.

Ø berkeupayaan mencari tajuk buku yang diingini dan boleh mengetahui status buku tersebut ( sama ada buku tersebut telah dipinjam atau masih berada di perpustakaan ).

Ø Mengetahui maklumat ahli daripada bahagian ahli.

14.3	S-Lib V1001 mempunyai spesifikasi minimum seperti berikut:
	14.3.1.	Modul Pengkatalogan (buku dan bukan buku)
		Maklumat nombor perolehan, nombor panggilan, nama pengarang, judul, penerbit, edisi, jilid, ISBN, Ilustrasi, harga, bilangan naskhah, jenis media, lokasi, kondisi bahan dan jenis koleksi.
	14.3.2.	Modul Sirkulasi
		Modul dilengkapkan dengan maklumat berikut: Nombor perolehan, nombor ahli, tarikh pinjaman, tarikh pulang, bilangan buku dan tarikh tempahan.
	14.3.3.	Modul OPAC (Online Public Access Catalogue)
		Modul ini membenarkan pengguna mengesan maklumat secara dalam talian, Di antara pendekatan pencarian yang boleh dilakukan ialah melalui perkara, judul, pengarang, senarai buku mengikut pengkelasan atau status pinjaman.
	14.3.4.	Modul Laporan Modul ini menyediakan laporan berdasarkan kepada statistic ahli, statistic pinjaman, notis peringatan untuk ahli yang lewat memulangkan bahan pinjaman. Penyediaan laporan boleh dihasilkan dalam bentuk teks dan grafik.
	14.3.5.	Modul Keahlian Mengandungi pengkalan data kategori ahli (guru, staf sokongan dan murid), memasukkan ahli baru, mengedit profil ahli, membatalkan keahlian dan mengubah status pinjaman ahli.

14.4 Penggunaan Komputer

Pada tahun 2015, perpustakaan sekolah ini mempunyai dua buah komputer sahaja. Satu buah digunakan di kaunter sirkulasi. Sebuah computer lagi digunakan untuk melakukan proses “ key-in “ buku yang baru diterima. Kedua-dua buah komputer ini mempunyai sambungan networking antara satu sama lain.

14.5. Kursus Peringkat dalaman

Kursus-kursus peringkat dalaman akan diadakan dari masa ke semasa untuk memberikan pengetahuan dan maklumat penggunaan terkini kepada pustakawan seperti penggunaan “ bar-code “, penggunaan S-Lib V1001, penukaran kata laluan (password) dan lain-lain lagi.

BAB LIMA BELAS

PROGRAM BACAAN (NILAM)

15.1.	Pengenalan Pelbagai program dan aktiviti membaca telah dan sedang dijalankan di sekolah-sekolah sehingga masa kini. Kementerian Pendidikan Malaysia telah mencadangkan satu program yang menggabungkan semua aktiviti membaca yang dinama NILAM (Nadi Ilmu Amalan Membaca). NILAM merupakan penggabungan atau adunan semua aktiviti galakan membaca yang pernah dijalankan di sekolah dengan memberi pengiktirafan yang sesuai. Program ini merupakan satu pendekatan untuk mengatasi masalah-masalah yang menghalang kepada penyuburan tabiat membaca.
15.2.	Matlamat Matlamat Program NILAM ialah supaya terbina tabiat membaca dalam kalangan murid-murid.
15.3.	Objektif
	15.3.1.	Menjadikan murid banyak membaca
	15.3.2.	Menggalakkan sekolah terus menjana idea kreatif dan inovatif bagi menyemai tabiat membaca dikalangan murid-murid.
15.4.	Tahap NILAM
	15.4.1.	Tahap Pertama	: Jauhari
	15.4.2.	Tahap Kedua	: Rakan Pembaca (RP)
15.5.	Tahap Pertama : Jauhari
	15.5.1.	Membina kemahiran dan menanam minat membaca
	15.5.2.	Wajib kepada semua murid yang telah menguasai kemahiran asas membaca.
	15.5.3.	Buku boleh dipinjam dari PSS, Perpustakaan Awam, Perpustakaan Desa, pinjaman daripada kawan dan hak persendirian.
	15.5.4.	Kemampuan murid membaca sepanjang tahun dapat diklasifikasikan seperti berikut:

Sekolah Menengah

15.5.5.	Sistem ganjaran JAUHARI
	15.5.5.1.	Berdasarkan bilangan buku yang dibaca, murid diberi pengiktirafan yang akan dicatatkan di dalam Buku Rekod Kemajuan Murid, Sijil Berhenti Sekolah dan Surat Akuan Sekolah.
	15.5.5.2.	Pengiktirafan ini boleh digunakan sebagai kriteria pemilihan ke Sekolah Kawalan, Sekolah Berasrama Penuh, Kelas Ekspres atau temuduga untuk penajaan. Pengiktirafan yang diberikan adalah seperti berikut:

Jumlah Bacaan	Pengiktirafan
72 – 143	Gangsa
144 – 215	Perak
216 – 287	Emas
288 dan ke atas	NILAM

15.6.	Tahap Kedua : Rakan Pembaca (RP)
	15.6.1.		Mengutamakan aspek kepimpinan dalam aktiviti membaca
	15.6.2.		Telah melepasi tahap pertama dan telah membaca 100 buah buku
	15.6.3.		Markah direkod dalam buku khas. Format dicadangkan seperti Lampiran 3.
	15.6.4.		Cara Pelaksanaan Rakan Pembaca
		15.6.4.1.		Proses di tahap Rakan Pembaca ini ialah murid menerima panduan daripada guru pembimbing yang dikhaskan untuk mereka. Dicadangkan 10 orang murid yang berkebolehan dibimbing oleh seorang guru.
		15.6.4.2.		Murid dilatih melalui bengkel dan sesi tunjuk cara yang dirancang untuk menjayakan aktiviti ini. Murid akan memilih dan meminjam buku dari PSS untuk dibawa pulang. Buku-buku ini akan dipinjam dan dibaca oelh rakan, keluarga dan jiran.
		15.6.4.3.		Pengiraan markah berdasarkan aktiviti yang dicadangkan seperti : Ø Bercerita Ø Membaca Bersama Ø Bicara Buku Ø Meminjam Buku

15.6.4.4.	Cadangan markah bagi aktiviti seperti di atas ialah
	Ø Bercerita	1 sesi x jumlah pendengar
	Ø Membaca Bersama	1 sesi x jumlah pembaca
	Ø Bicara Buku	1 sesi x jumlah pendengar
	Ø Meminjam Buku	1 sesi x jumlah peminjam

Halaman

Fail Kuasa

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3.

4

5.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KERJA PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

1.

2.

3.

4.